Tramite documentario

SISTEMA TRAMITE DOCUMENTARIO
Este trabajo nace por la importancia que tiene el realizar un adecuado registro, seguimiento y ubicación de los Documentos que ingresan o que se tramitan en, ya que permitirá una ubicación inmediata, oportuna y confiable; logrando que los directivos, funcionarios y trabajadores puedan mejorar el servicio al público solicitante.
Existe un área denominada Mesa dePartes por donde se ingresa la documentación, pero esta sigue diferente trámite, según el requerimiento del usuario y, es a éste a quien se le debe de mejorar el servicio de atención de sus expedientes, en forma precisa, sin pérdida de tiempo.
Obviamente, el Sistema de Trámite Documentario, mejorará los procesosactuales que se vienen realizando en forma manual, descongestionará eltrabajo delpersonal de la
, Minimizará totalmente el tiempoque se dedica a la búsqueda de un Expediente, para dar informe orespuesta a los usuarios.
Entre las ventajas más resaltantes, que se obtendrán con laimplementación del sistema, podemos mencionar:
* Ubicación física en forma inmediata, confiable y oportuna de cualquier expediente.
* Seguimiento y control del trámite de los expedientes.
*Historial de los expedientes que se tramitan en la EPS – GRAU.
* Seguridad y privacidad del trámite de la documentación.
* Se mejorará la atención al público y por ende mejorará la imagen institucional.

Concepto

El Trámite Documentario como componente del Sistema de Apoyo Administrativo, es el soporte de la información que conduce a la toma de decisiones y el respaldo de la ejecuciónde acciones de nivel operativo, involucra todos los sistemas de la EPS en la medida que tiene que ver con el Input y el Output de todos ellos.
Sus funciones básicas son:
* La normalización y estandarización de los documentos de Input y Output
* El trámite de los documentos
* El archivo de los documentos

Aplicando el enfoque de Sistemas, se observan dos tipos de clientes biendefinidos y diferenciados, uno es externo a la EPS (entidades externas que se interrelacionan con ella) y el otro es interno (unidades organizativas); interrelacionados ambos a través del Sistema de Trámite Documentario. Esta es la razón por la que este sistema es muy sensible a las ineficiencias de la EPS.

Objetivos
1.1 OBJETIVOS
* Recepcionar, clasificar, verificar requisitosmínimos, registrar, foliar y derivar los expedientes y otra documentación que ingresa a la EPS-Grau.
* Atender al público usuario y orientar en la presentación de sus expedientes y documentos para realizar gestiones en la Institución.
* Elaborar información estadística de los expedientes y documentos en forma mensual y efectuar las acciones correctivas que tuviera lugar.
* Orientar a losJefes de Área existentes en la organización sobre aspectos de trámite documentario y archivo.
* Recepcionar, registrar, clasificar, derivar y realizar el seguimiento y control de los expedientes que ingresan a la organización.
* Preparar anualmente el inventario de documentos archivados y elaborar la relación de documentos para su depuración..
* Incrementar la productividad
*Simplificar la transcripción de datos

Componentes

* Trámite de Documentos
* Archivo de Documentos

2.2.2. Requerimientos funcionales
Un requerimiento funcional es la descripción de lo que el sistema debe hacer o unafuncionalidad que debe proveer.
A continuación se listan los requerimientos funcionales del sistema.

* El flujo de aprobación que deberá seguir el documento de trámiteserá definido por el sistema.

* El registrador puede cambiar los datos generales del documento de trámite en caso de error de registro.

* El sistema seleccionará el flujo de trámite que debe seguir el documento dependiendo del nivel de registro en que se encuentre, del tipo dedocumento de referencia al que se encuentre relacionado (también existe unflujo cuando el documento no tiene...