tramite documentario

CYBERDOC: SISTEMA DE TRÁMITE DOCUMENTARIO
Ernesto Cuadros-Vargas

Pablo Calcina Ccori

Universidad Catolica San Pablo, Handel-Soft S.A.C.
ecuadros@spc.org.pe

Universidad Nacional de San Agustín, Handel-Soft S.A.C.
pcalcina@handel-soft.com

Juan Agramonte Quispe

Jorge Neyra Araoz

Universidad Nacional de San Agustín, Handel-Soft S.A.C.
jagramonte@handel-soft.com

UniversidadNacional de San Agustín, Handel-Soft S.A.C.
jneyra@handel-soft.com

Jean Pierre Huertas López

José Bautista Palomino

Universidad Nacional de San Agustín, Handel-Soft S.A.C.
jhuertas@handel-soft.com

Universidad Nacional de San Agustín, Handel-Soft S.A.C.
jbautista@handel-soft.com

RESUMEN
Los inventos disponibles en nuestro siglo permiten que un ciudadano cualquiera pueda comunicarsecon un colega del otro
lado del mundo en milésimas de segundo y con mucha eficiencia. Sin embargo, toda esta tecnología no siempre es utilizada
en países en vías de desarrollo como Perú. En nuestros países, la falta de modernidad hace pensar que es normal perder el
tiempo haciendo trámites manuales consumiendo valiosos recursos y provocando atrasos innecesarios en el ciudadano
quienesparadójicamente son los que pagan impuestos para mantener estos servicios. Este artículo presenta el Sistema
Cyberdoc que esta orientado al manejo automatizado de todo tipo de trámites documentarios. El Sistema Cyberdoc está
diseñado para ser adaptado fácilmente a cualquier tipo de organización independientemente del rubro que tenga pues posee
un módulo para diagramar los distintos flujos de laorganización. Nuestro sistema está diseñado para su funcionamiento en
Internet. Esta característica elimina todo tipo de barreras de distancia que, frecuentemente, representan pérdida de tiempo
para los ciudadanos. Cyberdoc también permite detectar cuellos de botella en una organización con el objetivo de mejorar
su funcionamiento. El sistema está diseñado para comunicarse de forma instantánea conotras organizaciones a través de
servicios web. Por todas estas razones pensamos que Cyberdoc es una propuesta integral para la integración de todo tipo de
ciudadanos ahorrando tiempo y dinero, y aumentando la inclusión social tan necesaria en nuestros países.
PALABRAS CLAVE

Trámite Documentario, Workflow, Gobierno Electrónico

INTRODUCCIÓN
Uno de los principales factores que impiden lasuperación del problema de la burocracia en países en vías de
desarrollo es la falta de empleo de tecnología actual. En muchas instituciones gubernamentales aún persiste
el uso de sistemas manuales para manejar tareas importantes, tales como el trámite documentario.
De acuerdo con (Oppenheimer, 2003) y (de Soto, 1983) la burocracia y la falta de fiscalización en países no
desarrollados originaotros problemas, siendo uno de los más graves la corrupción.
En el caso del manejo de documentos, estos problemas pueden reducirse mediante el uso de un Sistema
Automatizado de Trámite Documentario. En este artículo se presenta Cyberdoc, un sistema creado para el
manejo automatizado de todo tipo de trámite documentario.
Cyberdoc utiliza tecnología actual para brindar una comunicación eficiente,seguridad y confiabilidad en
el manejo de los documentos de una institución, combatiendo los problemas generados por el manejo
burocrático del trámite documentario.
El resto del artículo está estructurado como sigue: en la sección 1 se discute el manejo actual del trámite
documentario en la mayoría de instituciones públicas (y privadas) del Perú, explicando los problemas que
ocasiona estaforma de trabajo. El Sistema Cyberdoc para Administración de Trámite Documentario se
presenta en la sección 2, donde se describen sus características más resaltantes, explicando como ayuda a
reducir muchos de los problemas discutidos en la sección 1. En la sección 3 se resumen las ventajas que

proporciona el uso del sistema Cyberdoc. En la sección 4 se mencionan las tecnologías utilizadas....