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GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL
CONCEPTUALIZACIÓN: La administración documental permite el establecimiento de políticas, la definición de normas y la toma de decisiones que facilitan la gestión en las organizaciones.
Administrar los documentos es una actividad encaminada a asegurar que la historia, políticas procedimientos y transacciones de una organización, se registrenadecuadamente.
FIN ÚLTIMO DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL
La administración de documentos tiene como fin último servir la información de manera precisa ágil y oportuna a aquellos que la requieran.
Se trata entonces de controlar, mantener, almacenar, eliminar y recuperar la información de toda clase, para cumplir a cabalidad con tal objetivo.
FINES DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTALCOMUNICACIÓN, INFORMACION, DOCUMENTO
El documento es un medio de comunicación por lo tanto, lleva información contenida en datos.
A continuación se hace necesario profundizar esta información definiendo algunos términos:
COMUNICACIÓN: Es la transmisión de información en un mensaje, desde un emisor hasta un receptor.
Elementos de la comunicación:
En toda comunicación hay básicamente tres elementos:Emisor: causa o fuente del mensaje informativo. El emisor puede evitar intencionalmente la información o ser el mismo, con solo exstir el asiento e los datos que el receptor busca.
Receptor: el es que convierte el mensaje o información en comunicación. Hasta que no exista alguien que perciba el mensaje no existe comunicación. Por ejemplo, los átomos existieron desde siempre, pero únicamente existióla comunicación de su existencia, cuando el hombre llegó a su conocimiento.
Información o mensaje: es la noticia o conjunto de datos que el emisor transmite o posee para ser conocido por el receptor.
El mensaje se compone a su vez de:
Soporte: Es el elemento conductor
Signos: Son los elementos comprensibles por el receptor.
Ejemplos: En una comunicación escrita, el elemento conductor osoporte es el papel donde se han dibujado las palabras. Estas son signos, si el lector comprende lo que significa. Si no, no hay comunicación y las letras quedan como dibujos en la página.
En una comunicación Oral, el elemento conductor es el aire. Los signos son los sonidos de las palabras, en un idioma que entienda el oyente.
En una comunicación grafica, tal como una foto, un video o cinta, uncuadro o un filme, los soportes son el papel fotográfico, la película o la cinta magnética entre otros. Los signos son las imágenes.
En informática, información es el conjunto total de datos que guarda una computadora en su memoria.
CONCEPTO DE DOCUMENTO Y DOCUMENTO DE ARCHIVO
Documento: Es todo aquello que contiene información, independientemente de su soporte físico y que abarca todo lo quepuede transmitir el conocimiento humano.
Documento es todo aquel objeto utilizado por os seres humanos para fijar una información y que actúa como la memoria de actos, acciones, pensamientos, creaciones e imágenes.
El termino documento es patrimonio de muchas ciencias. Cada una de ella acentúa un matiz o una característica de su concepto. Por ello, trataremos de ubicar la definición de documentode archivo en un concepto que nos sirva para entender mejor su significado.
Etimológicamente, la palabra documento está relacionado con el verbo docere, en latín y viene a significar pequeña enseñanza.
La siguiente grafica muestra la extensión del concepto de documento en algunas ciencias.
CONCEPTO DE DOCUMENTO EN ALGUNAS CIENCIAS

DOCUMENTO DE ARCHIVO
“Es el registro de informaciónrecibida o producida por una empresa o entidad en razón de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, económico, científico, histórico o cultural y que debe ser objeto de conservación”.
Archivo General de la Nación.
También es posible definir el documento de archivo como un soporte que contiene información realizada por la entidad que lo produce, en cumplimiento de...