Transferencias Documentales
Páginas: 6 (1349 palabras)
Publicado: 29 de septiembre de 2012
MANUAL DE ADMINISTRACION Y TRANSFERENCIA
DE DOCUMENTOS
I. INTRODUCCION
El presente Manual de Administración y Transferencia de Documentos en el Ministerio, es parte de las normas de regulación interna en materia de manejo de los archivos y toda información que garantice una memoria institucional y se constituya en una guía o directriz de uso permanente.En un primer componente, referido a la gestión documental, el funcionario responsable es la autoridad que atiende la gestión documental, parte esencial del procedimiento administrativo. Así lo establece la Ley 1178 de Administración y control Gubernamentales, la Ley 2341 de Procedimiento Administrativo y la Ley del Estatuto del Funcionario Público Nº 2027.
En un segundo componente,hace referencia al tema archivístico, donde se encuentran los responsables de los Archivos de Gestión, que involucra al responsable de la unidad de organización, la secretaria o secretario a cargo de la documentación. El Archivo Central y en conjunto otras previas constituyen las bases técnicas y procedimentales que serán aplicadas en el Ministerio.
II. OBJETIVOS
2.1.Objetivo General
El objetivo del presente Manual de Administración y Transferencia de Documentos es el de normar los formas de transferencias de documentos, en sus distintos niveles de gestión asignando responsabilidades y definiendo procedimientos para este efecto.
2. 2 Objetivos Específicos
- Establecer periodos de obsolescencia de la documentación.- Regular la administración de archivos de gestión.
- Centralizar la documentación inactiva en el Archivo Central para evitar la perdida de los documentos.
- Normar los inventarios en los procesos de transferencia de documentos.
- Contar con una administración eficiente en el manejo documental en el Archivo Central, contribuyendo al usuariointerno y externo.
III. AMBITO DE APLICACION
El presente Manual de Administración y Transferencia de Documentos, será de conocimiento uso y aplicación obligatoria, en todas y cada una de las dependencias del Ministerio.
IV. CONCEPTO DE ARCHIVO
Conjunto orgánico de documentos producidos y recibidos en el ejercicio de sus funciones porlos funcionarios del Ministerio.
V. LA IMPORTANCIA ARCHIVISTICA
La archivística es de suma importancia por las siguientes razones:
1. Una fuente de información.
2. Valor permanente de la información
3. Fuentes primarias de consulta pública.
4. Se constituye en la memoria Institucional
5. Evita la acumulaciónindiscriminada de documentación.
VI. CLASIFICACION DE LOS ARCHIVOS EN EL MINISTERIO
Los archivos en el Ministerio por su naturaleza se clasifican en:
|TIPO DE ARCHIVO |CARACTERISTICAS |TRATAMIENTO |SERVICIOS |
|ARCHIVO ADMINISTRATIVO|
|Permanecen en la oficina un máximo de 2|Esta formado por los documentos |Formación de expedientes. |Administración y consulta |
|a 5 años. En función de la vigencia |recientemente producidos. Tienen |Clasificación y temática. |directa e indirecta por |
|administrativa.|vigencia jurídica y administrativa y |Recuperación de la información |usuarios internos y externos |
|2 Años información General. |son de consulta continua. |para transferencia. |del Ministerio. |
|5 Años información contable. | | | |...
DE DOCUMENTOS
I. INTRODUCCION
El presente Manual de Administración y Transferencia de Documentos en el Ministerio, es parte de las normas de regulación interna en materia de manejo de los archivos y toda información que garantice una memoria institucional y se constituya en una guía o directriz de uso permanente.En un primer componente, referido a la gestión documental, el funcionario responsable es la autoridad que atiende la gestión documental, parte esencial del procedimiento administrativo. Así lo establece la Ley 1178 de Administración y control Gubernamentales, la Ley 2341 de Procedimiento Administrativo y la Ley del Estatuto del Funcionario Público Nº 2027.
En un segundo componente,hace referencia al tema archivístico, donde se encuentran los responsables de los Archivos de Gestión, que involucra al responsable de la unidad de organización, la secretaria o secretario a cargo de la documentación. El Archivo Central y en conjunto otras previas constituyen las bases técnicas y procedimentales que serán aplicadas en el Ministerio.
II. OBJETIVOS
2.1.Objetivo General
El objetivo del presente Manual de Administración y Transferencia de Documentos es el de normar los formas de transferencias de documentos, en sus distintos niveles de gestión asignando responsabilidades y definiendo procedimientos para este efecto.
2. 2 Objetivos Específicos
- Establecer periodos de obsolescencia de la documentación.- Regular la administración de archivos de gestión.
- Centralizar la documentación inactiva en el Archivo Central para evitar la perdida de los documentos.
- Normar los inventarios en los procesos de transferencia de documentos.
- Contar con una administración eficiente en el manejo documental en el Archivo Central, contribuyendo al usuariointerno y externo.
III. AMBITO DE APLICACION
El presente Manual de Administración y Transferencia de Documentos, será de conocimiento uso y aplicación obligatoria, en todas y cada una de las dependencias del Ministerio.
IV. CONCEPTO DE ARCHIVO
Conjunto orgánico de documentos producidos y recibidos en el ejercicio de sus funciones porlos funcionarios del Ministerio.
V. LA IMPORTANCIA ARCHIVISTICA
La archivística es de suma importancia por las siguientes razones:
1. Una fuente de información.
2. Valor permanente de la información
3. Fuentes primarias de consulta pública.
4. Se constituye en la memoria Institucional
5. Evita la acumulaciónindiscriminada de documentación.
VI. CLASIFICACION DE LOS ARCHIVOS EN EL MINISTERIO
Los archivos en el Ministerio por su naturaleza se clasifican en:
|TIPO DE ARCHIVO |CARACTERISTICAS |TRATAMIENTO |SERVICIOS |
|ARCHIVO ADMINISTRATIVO|
|Permanecen en la oficina un máximo de 2|Esta formado por los documentos |Formación de expedientes. |Administración y consulta |
|a 5 años. En función de la vigencia |recientemente producidos. Tienen |Clasificación y temática. |directa e indirecta por |
|administrativa.|vigencia jurídica y administrativa y |Recuperación de la información |usuarios internos y externos |
|2 Años información General. |son de consulta continua. |para transferencia. |del Ministerio. |
|5 Años información contable. | | | |...
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