Transferencias Pprimarias..

|CEFIT BARRIO MESA |
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|PLAN DE TRANSFERENCIAS|
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|JUAN IGNACIO RESTREPO AVENDAÑO. |
|Tecnólogo en Administración Documental. |TABLA DE CONTENIDO



Objetivo 3

Alcance 3

Glosario 3

Presentación 4

Metodología 4

Cronograma General 5

Procedimiento para Realizar Transferencias 7

Requisitos 8

Fuentes de Consulta 8

Anexo (Flujo grama) 9PLAN ANUAL DE TRANSFERENCIAS



TRANSFERENCIAS PRIMARIAS

Transferir la documentación al Archivo Central con el Formato Único de Inventario Documental diligenciado, allí el encargado de recibir los documentos verificara que las series y sub series relacionadas en el formato correspondan a las plasmadas en la TRD, además debe constatar que estos hayan cumplido los respectivos tiempos deretención y contabilizar los folios.

Como evidencia se debe hacer devolución del formato firmado a la unidad que transfiere, en caso de tener alguna observación, manifestarla por escrito


OBJETIVO: Definir la metodología y herramientas necesarias para realizar de conformidad con los tiempos establecidos en las Tablas de Retención Documental (TRD), el proceso de transferencia documental primaria.ALCANCE: Aplica para todas las oficinas productoras de documentos que de acuerdo a los tiempos establecidos en la TRD precisan tener transferencia primaria.

❖ GLOSARIO

Archivo de Gestión: Corresponde a los documentos producidos por una oficina durante su gestión administrativa y/ o académica, son documentos activos, en circulación, resguardados y organizados por la oficinaproductora, constituyen la primera fase del Sistema de Archivos.

Archivo Central: conjunto de documentos organizados según las unidades administrativas que los producen y transfieren desde su Archivo de Gestión. Constituye la segunda fase del Sistema de Archivos.

Depuración documental: Operación, dada en la fase de organización de documentos, por la cual se retiran aquellos que no tienen valoresprimarios ni secundarios, para su posterior eliminación.

Tabla de Retención Documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Transferencia documental: Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas deretención y de valoración documental vigentes.

Valor primario: Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativo, fiscales, legales y/o contables.

Valor permanente o secundario: Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse en un Archivo.❖ PRESENTACIÓN:

La Gestión Documental del CENTRO DE FORMACION INTEGRAL PARA EL TRABAJO, DE ENVIGADO – CEFIT - ha iniciado la implementación de los procesos, procedimientos y técnicas archivísticas necesarias para el funcionamiento eficaz del Sistema de Archivos. En ese proceso de mejoramiento y después de aprobadas e implementadas las Tablas de Retención Documental,- T.R.D. - “Es...