Tratamiento Archivistico

INTRODUCCIÓN

Administrar bien el área documental de una institución u organización, es administrar bien la memoria de éstos.
El área documental, es el área donde se guarda toda la información ya sea financiera, logística, o de servicio de esta, tener una buen acceso, eficiente, y organizado es un factor clave para el éxito mismo de la institución u organización.
La Archivística o Gestióny/o la administración archivística se refiere al conjunto de actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente. Esto quiere decir que no solo la labor del archivista consiste en guardar, también consiste en depurar, o guardar en otro nivel la información o archivo que no tiene tantaprioridad.
El tratamiento archivístico, comprende una parte importante en el proceso de gestión documental ya que este asegurar la mejor utilidad para los documentos en cada una de las fases de archivo
En presente trabajo desarrollaremos algunas de las definiciones y nociones históricas de la gestión documental, así como también mencionaremos algunas de las características principales en cuanto lasoperaciones básicas del tratamiento archivístico. 
GESTION DOCUMENTAL
Se entiende por gestión documental, al conjunto normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservaciónindefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.
Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació debido a la necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro,pergaminos y papel, cuya gestión se fue haciendo cada vez más compleja a medida que crecía el tamaño de los fondos documentales.
Muchos autores, entre ellos, Doyle Murielle y Myriam Mejía están de acuerdo en que la gestión documental o gestión de documentos fue concebida en Estados Unidos, alrededor de la década de los 50, fue muy aceptada dentro de ese país y fue reconocida de forma oficial amediados del siglo XX. La Gestión Documental revolucionó toda la práctica archivística que se venía realizando hasta entonces, ya que introduce el ciclo vital de los documentos de lo cual no se conocía hasta ese momento, demostrando una interconexión entre las diversas etapas o procedimientos que se aplican a los archivos personales o institucionales.  
BENEFICIOS Y VENTAJAS DE LA GESTION DOCUMENTALLa aplicación de un programa de gestión documental permite un incremento exponencial de la productividad empresarial, ya que facilita la ubicación y el manejo de la información además que reduce en gran medida, el exceso de documentos que generalmente se conservan en las organizaciones y que no son importantes para la misma. Ibai Sistemas (2005), comenta algunas de estas ventajas de lasiguiente forma:
• Reducción del tiempo de consulta de un documento en papel
• Reducción del tiempo de consulta de documentos electrónicos
• Reducción de los costes de archivado
• Reducción de la recuperación de un documento
• Acceso concurrente a un documento
• Mejora de atención a los clientes
• Reducción de costes legales
• Reducción de costes de acceso a la documentación.
• Posibilidad deintegrarse con subsistemas de gestión documental específicos
• Incremento en la satisfacción de los usuarios internos
IMPORTANCIA PARA EL SECTOR ARCHIVISTICO
Podemos destacar los siguientes beneficios:
• Eficacia: Ahorro monetario tangible, rapidez, precisión...Obteniendo así una ventaja competitiva.
• Seguridad: Seguridad en el tratamiento de los documentos, en el acceso a la información...