Trd Tablas De Retencion Documental

TRD

CONCEPTOS BÁSICOS

Es un Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Transferencia documental: Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes. Paraproducir documentos que estén señalados en la tabla de retención documental debe registrarse en caso necesario el código de la respectiva serie y/o subserie y en el respectivo formato o tipología documental señalada

ELABORACIÓN DE LAS TRD

Objetivo de la elaboración de las TRD.

Se basa en la necesidad de tener un  instrumento archivístico esencial para la normalización de la gestión documental,la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los Archivos de Gestión, Central e Histórico de una entidad ya sea del gobierno.

Si la entidad aún no cuenta con su Tabla de retención documental, requisito para implementación del programa de gestión documental, proceda con la elaboración siguiendo la metodología expresada en el Mini –Manual de Tablas de retención y transferencias documentales – versión actualizada, que contempla las siguientes etapas:


Etapa I: Investigación preliminar sobre la institución

a) Compilación de la información institucional

▪ Disposiciones legales, actos administrativos y otras normas relativas a la creación y cambios estructurales de la entidad (decretos, acuerdos, resoluciones.)▪ Estructura interna vigente de la entidad, manuales de funciones y de procedimientos.
▪ Organigrama actual, resoluciones y/o acto administrativo de creación de grupos y asignación de funciones.


b) Entrevista con los productores de los documentos de la institución.

▪ Identificación y definición de unidades documentales.
▪ Análisis de la producción y trámite documentalteniendo en cuenta los manuales de procedimientos de las dependencias.
▪ Identificación de valores primarios de la documentación.





Etapa II: Análisis e interpretación de la información recolectada

▪ Conformación de series y subseries con sus respectivos tipos documentales, teniendo como base la Encuesta Estudio Unidad Documental (parte II, ítem 8) y el resultado del análisis delos manuales de procedimientos.
▪ Valoración y Selección Documental, basándose en los ítem 5, 7, 9, 10, 11, 12, 13, 14, de la Encuesta Estudio Unidad Documental (parte II).

Etapa III: Elaboración y presentación de las Tablas de Retención Documental

▪ Elaboración de propuesta de Tabla de Retención Documental (ver anexos 11 y 11.1), teniendo como punto de partida las series y subseriesdocumentales que tramita y administra cada dependencia. Las TRD deben presentarse acompañadas de una introducción y de los anexos que sustenten el proceso de elaboración y aseguren su comprensión y aplicación.
▪ Presentación y aval de la propuesta de Tabla de Retención mediante Acta del Comité de Archivo de la Entidad.
▪ Remisión de las TRD al secretario del Comité Evaluador deDocumentos o a la instancia correspondiente, para estudio y trámite, acompañadas de los anexos que sustenten los procesos y criterios empleados en su elaboración.


Si la instancia competente hace observaciones a las Tablas de Retención Documental presentadas, la entidad esta obligada a atenderlas y deberá presentarlas nuevamente, para su aprobación.


Etapa IV: Aplicación

Una vez elaboradas yaprobadas las TRD debe hacerse su difusión indicando:

▪ Fecha a partir de la cual son de obligatorio cumplimiento.
▪ Instructivo para su aplicación
▪ Normas para la organización de los archivos de gestión en concordancia con la TRD de cada oficina.


Las instancias evaluadoras verificarán la aplicación de las Tablas de Retención Documental y el Archivo General de la Nación, por...