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TABLAS DE RETENCIÒN DOCUMENTAL, ¿QUÈ SON Y PARA
QUE SIRVEN?
Manuel Alejandro Aguirre
Líder Funcional Gestión Documental
BPDocument SAS

Las Tablas de Retención Documental según la Ley 594 de 2000 indica
que es el listado de series documentales con sus correspondientes tipos
documentales, producidoso recibidos por las unidades administrativas, en
cumplimiento de sus funciones, a las cuales se les asigna el tiempo de
permanencia en cada fase de archivo.
Las Tablas de Retención Documental son el instrumento archivístico
esencial que permite la normalización de la gestión documental, la
racionalización de la producción documental y la institucionalización del
ciclo vital de los documentos enlos archivos de gestión, central, e
histórico.
La elaboración de las Tablas de Retención Documental se basa en la
estructura orgánica funcional de la Empresa y se apoyan en los
inventarios documentales de los archivos de gestión, lo que permite
identificar Series y Sub series documentales.
Así mismo se siguen las etapas para su elaboración, descritas en el
Acuerdo 039 de 2002 del Archivo General dela Nación, así:
PRIMERA ETAPA: Investigación preliminar sobre la Institución y fuentes
documentales.
“Compilar la información institucional contenida en disposiciones legales
relativas a la creación y cambios de la estructura organizacional,
organigrama vigente, resoluciones y/o actos administrativos de creación
de grupos de trabajo, funciones y manuales de procedimientos.
Aplicar la encuesta alos productores de los documentos con el fin de
identificar las unidades documentales que producen y/o tramitan.”
SEGUNDA ETAPA:
recolectada.

Análisis

e

interpretación

de

la

información

“Analizar la producción y trámite documental teniendo en cuenta las
funciones asignadas a las dependencias y los manuales de
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procedimientos. Identificar los valores primarios de la documentación o
sea los administrativos, legales, jurídicos, contables y/o fiscales.
Conformar las series y sub series con sus respectivos tipos
documentales. Establecer los tiempos de retención o permanencia de las
series y sub series documentales en cada fase de archivo: gestión, central
e histórico con el finde racionalizar la producción y garantizar la
protección del patrimonio documental de la Entidad, desde el momento en
que se produce el documento hasta su disposición final.
Adelantar la valoración documental, teniendo en cuenta el uso, la
frecuencia en la consulta y las normas internas y externas que regulan su
producción.
Determinar el destino final de la documentación ya sea para suconservación total, selección o eliminación. La selección puede aplicarse
a documentación no vigente administrativamente, a series documentales
cuyo contenido se repite o se encuentra registrado en otras series; a
series documentales cuyo valor informativo no exige su conservación
total.
En todos los casos, la selección se aplicará bajo la modalidad de
muestreo y será el Comité de Archivo el encargado dedecidir el tipo de
muestreo a aplicar, así como el porcentaje (%) a conservar, teniendo en
cuenta el contenido cualitativo de los documentos.”
TERCERA ETAPA: Elaboración y presentación de la Tabla de Retención
Documental para su aprobación.
“El Jefe de Archivo preparará la propuesta de Tablas de Retención
Documental de la Entidad con las series y sub series documentales que
tramita y administra cadadependencia, acompañada de una introducción
y de los anexos que sustenten el proceso y los criterios empleados en su
elaboración. El Comité de Archivo hará el estudio correspondiente y
producirá un Acta avalando la propuesta.
Las Secretarías Generales de las Entidades Oficiales o quienes hagan
sus veces, o los funcionarios de la más alta jerarquía de quienes
dependan los archivos, remitirán a...