Tsu Administracion

Importancia del Archivo en la Entidad
Importancia del archivo en la entidad
Las organizaciones, ya sean de carácter público o privado, requieren de una eficiente gestión de la información que garantice el desarrollo de sus procesos haciéndolas altamente competitivas con el buen manejo del recurso de la información con grandes términos de relevancia y oportunidad, que posibilitan lamodernización de sus procesos, en la toma de decisiones. La ampliación de la calidad y laCobertura de sus servicios, el uso racional de los recursos, acceso y participación ciudadana que se constituyen en garante de los derechos constitucionales y en testimonio fehaciente del quehacer de la administración en procura de una perpetúa memoria Institucional y Estatal.
Desde esta perspectiva es importante resaltarla Organización de los Archivos, entendidos estos no como simples depositarios de documentos inservibles y acumulados sin ningún criterio archivístico de clasificación y ordenación, si no como verdaderos centros de información que interactúan conjunta y dinámicamente con la gestión de una institución en beneficio de una colectividad participativa y democrática.
Es por ello que acompañamos lainiciativa de este portafolio de servicios Archivísticos: Como lo Ordena la (Ley 594 del 14 de julio del 2.000 y la demás normatividad archivística vigente). Intención que se refleja sistemáticamente en esta presentación de los servicios que ofrecemos y describimos según criterios señalados por el Archivo General de la Nación, de acuerdo con las funciones señaladas en la ley 80 de 1989, en el Decreto1777 de 1990.
Como resultado a este proceso organizacional la Entidad logrará:
Dar Cumplimiento a la Ley General de Archivos (Ley 594 de julio 14 del 2.000) y demás normas vigentes. Así :
1. Crear el Archivo de la Entidad si no existe y categorizarlo como lo Ordena el capitulo III Articulo 7-9 y Capitulo IV Articulo 11-20 de la Ley 594/2.000.
2. Cumplir el decreto 4124 de diciembre 10 de2004. por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos.
3.Desarrollar su Programa de Gestión Documental en cumplimiento de lo dispuesto en la ley 594/2000.
 
4. Identificar el estado actual de la masa documental a la Luz del ciclo vital de la información y de    los Procesos de la Organización Archivistica.
5. Valorar, seleccionar y conservar la documentación que resulte trascendentalpara la gestión administrativa y la historia institucional de la Entidad.
6. Racionalizar los recursos económicos, físicos, y humanos orientados por la Entidad, para la conservación, utilización y difusión del patrimonio documental local.
 
7. Garantizar la preservación del patrimonio documental histórico dela Entidad, en cumplimiento Capitulo XI Artículos 46-49 de la Ley Generalde Archivos y laConstitución Nacional y demás legislación Colombiana sobre esta temática. Ya que los Organismos de Control y Vigilancia de los bienes del Públicos realizarán visitas de inspección a los Archivos de las Entidades del Estado y Entidades privadas que cumplen funciones públicas, con el fin de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la Ley General de Archivos Capitulo VIII Artículos 32-35.
Laimportancia del archivo en una empresa moderna
Un archivo es la memoria colectiva de una empresa y por tanto es de suma importancia para su supervivencia y su buen funcionamiento. Para ello precisa que todos estén involucrados en la labor para que el archivo sea fácil de manejar.
El desorden es el conjunto de decisiones aplazadas. Todo papel encima del escritorio requiere decisiones y para cualquiertipo de información tenemos tres tipos de decisiones: tirarla, archivarla, actuar sobre ella.
Los conceptos claves de un archivo son funciones, finalidad, fundamentos y criterios y reglas básicas. Un archivo tiene que permitir al menos dos funciones: almacenar y recuperar de inmediato.
En toda organización las finalidades del archivo son:
* Ser el centro de la información y de la...