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CAPITULO 1
EL PROBLEMA
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

El Departamento de Control de Estudios es una dependencia Administrativa que ofrece el registro, servicio y soporte a todos los procesos administrativos que están implícitos en el desempeño académico de todos los estudiantes de nuestra Institución, desde el ingreso hasta la obtención del título de Técnico Superior Universitario está llamado adesempeñar un papel fundamental en el logro de los objetivos propuesto por la Institución, bajo la premisa de la integración de los recursos tanto humanos como tecnológicos en los niveles óptimos de eficacia  para cerciorarnos  de que cada egresado haya cumplido y aprobado con todos los requisitos académicos-administrativos exigidos por la Ley para optar el título de Técnico SuperiorUniversitario en cualquiera de las carreras ofrecidas en el instituto.
"El Mácaro" es la Universidad Pedagógica Experimental Libertador, UPEL, desde su creación. Posteriormente, el 03 de julio de 1990, "El Mácaro" adquiere su actual condición de Instituto Pedagógico Rural. Es a partir de aquí que se crean el departamento de Control de Estudio, dependencia encargada de realizar trámitesacadémicos-administrativos relacionados con el ingreso, permanencia y egreso de los estudiantes, así como de brindar información a los docentes y al público en general, en relación a las demandas inherentes de constancias, reportes de notas, tramites de materias (cambio de unidades, retiros, etc.) así como cualquier actividad relacionada con los datos y actividades que procesa el departamento. Dentro de sus atribucionesse encuentran la programación y realización de inscripciones estudiantiles de cada periodo académico del pre-grado de la facultad, proceso de admisión, calificaciones de los estudiantes una vez culminado el periodo académico, llevar el control, actualización y custodia de los expedientes individuales de los estudiantes, entre otros. Es de acotar que las actividades antes mencionadas que allí seejecutan son de carácter manual, trayendo como consecuencia la duplicidad de información. Por consiguiente, al existir estas debilidades los tiempos de respuestas se van incrementando gradualmente ocasionando colapsos en todos los procesos involucrados, esto se aprecia con mayor dificultad al momento de la verificación de documentos relacionados a la culminación de los estudios que se realizan enla institución, trayendo como consecuencia posibles vacíos de información lo cual repercute no solo a la población estudiantil sino a todas aquellas personas que deseen solicitar información a esta dependencia. Esto obedece a la ausencia de un modulo de información que permita agilizar los procesos de esta dependencia.
Con miras a enfrentar esta problemática, a través de la presenteinvestigación se propone un sistema para el registro y control de expedientes de la Unidad de archivos del departamento de control de estudio, que entre otras bondades permita brindar a los usuarios un optimo servicio, y se agilizarían los procesos y se descargaría trabajo al personal encargado en el área.
De igual manera se lograría minimizar el tiempo invertido por el personal que allí labora, lo que setraduce en beneficio para la institución al momento de contratar el personal requerido en esa área. Por último el solo hecho de incursionar en el mundo de la sistematización que es la vanguardia del mundo moderno, ya es una ventaja competitiva para la institución.

JUSTIFICACION DE LA INVESTIGACION
Actualmente, se vive una época de cambios constantes los cuales ocurren a velocidadesvertiginosas, donde las nuevas tecnologías, conforman la plataforma de referencia para la producción del conocimiento requerido para el cambio. Es importante tener en cuenta y meditar profundamente en lo referido al consenso existente entre el éxito y la gestión organizacional cuando afirman, como principal ventaja competitiva. Que se complementa con el uso de las computadoras y que ya estas han...