Turismo De Negocios

1

Secretaría de Turismo Subsecretaría de Operación Turística Dirección General de Desarrollo de Productos Turísticos Dirección de Desarrollo de Turismo de Negocios

Directorio Lic. Rodolfo Elizondo Torres Secretario de Turismo Lic. Alejandro Moreno Medina Subsecretario de Operación Turística Lic. Carolina Cárdenas Sosa Subsecretaria de Planeación Turística Lic. Roberto Isaac HernándezSubsecretario de Innovación y Calidad

Responsables de esta publicación Lic. René Ramón Rivera Lozano Director General de Desarrollo de Productos Turísticos Lic. Juan Carlos Vargas Murueta Director de Desarrollo de Turismo de Negocios

Primera Edición, 2007 Impreso y hecho en México

Presidente Mazaryk No. 172 Col. Chapultepec Morales C.P. 11587, México, D.F. Tel. 01 (55) 3002 6300www.sectur.gob.mx

Se prohíbe la reproducción total o parcial del material contenido en este manual sin autorización por escrito de la Secretaría de Turismo.

TEMA INTRODUCCIÓN

PAG

CAPÍTULO 1. INTRODUCCIÓN Y TEMAS BÁSICOS PARA LA SOLICITUD DE UNA CANDIDATURA DE SEDE DE EVENTOS 11 1. INTRODUCCIÓN A LOS PROCESOS DE INTEGRACIÓN DE UNA CANDIDATURA DE SEDE DE EVENTOS 17 1.1 Terminología 1.2 ¿Qué es unacandidatura de sede de eventos (Bid)? 1.3 Eventos en los que se emplea una candidatura de sede 1.4 ¿Quiénes integran una candidatura de sede de eventos? 1.5 Diferencias entre bidding process, bidding kit y bidding book 1.6 ¿Qué sí es y qué no es un bidding book? 18 20 22 25 28 32

1.7 Ejemplo de un evento y bases que se publican para la candidatura de una sede 35 1.8 Modelos de votación paraasignación de sedes 1.9 Fuentes de información y estrategias para la prospección de eventos 2. CÓMO GENERAR VALOR EN LA INTEGRACIÓN DE UNA CANDIDATURA DE SEDE DE EVENTOS 45 2.1 Metodología para la generación de valor 45 41 42

TEMA

PAG

CAPITULO II. PROCESO DE FORMULACIÓN DE UNA CANDIDATURA DE SEDE DE EVENTOS 55 1. ANÁLISIS DEL EVENTO 1.1. Especificaciones de las bases o RFP paradimensionar un evento 1.1.1 Temática del evento 1.1.2 Temporalidad 1.1.3 Frecuencia 1.1.4 Rotación 1.1.5 Número y origen de los asistentes 1.1.6 Conectividad del destino 1.1.7 Requerimientos de hospedaje 63 65 66 66 66 67 67 68 68

1.1.8 Requerimientos en cuanto a la capacidad y flexibilidad de salones en recintos 68 1.1.9 Prestadores de servicios conexos de la cadena de valor 1.1.10 Programas paraacompañantes 1.1.11 Identificación del lugar donde se realizará la votación 1.1.12 Requerimientos técnicos 1.1.13 Tiempos 1.1.14 Solicitud de apoyos de los gobiernos 1.2. ¿Cómo hacer la evaluación económica del evento (ROI)? 1.2.1. Presupuestos o modelos económicos 1.2.2. Análisis de resultados 1.2.3. Generación y revisión de políticas 1.2.4.Fundamentación de la decisión 69 60 70 70 71 72 80 81 82 8285

TEMA 2. FORMULACIÓN DE BIDDING KIT Antes de la solicitud de candidatura de sede 2.1 Definición del presupuesto para la candidatura 2.2 Análisis histórico del evento 2.2.1 Sedes anteriores 2.2.2 OPC´s anteriores 2.2.3 Perfil, número y origen de los asistentes 2.2.4 Duración del evento 2.2.5 Patrocinadores anteriores 2.3 Benchmarking

PAG 87

87 88 88 89 89 89 89 90

2.4 Tipos devotación e identificación de la persona clave para la toma de decisiones por tipo de evento 91 2.4.1 Para congresos 2.4.2 Para convenciones 2.4.3 Para ferias y exposiciones 2.4.4 Para viajes de incentivo 2.4.5 Para eventos deportivos y competitivos 91 91 92 92 92

2.5 Personas clave para presentar la candidatura y alineación del equipo que solicita la sede de un evento 93 2.5.1 Características delpresentador 2.5.2 Alineación del equipo por tipo de evento 2.6 Documentación del Bidding book 2.6.1 Elaborado a la medida del evento 2.6.2 Valor agregado sobre la propuesta 93 94 101 103 110

TEMA 2.7 Definición de las herramientas colaterales 2.7.1 Cabildeo 2.7.2 Una muestra de la cultura y gastronomía del destino 2.7.3 Regalos o give aways (recuerdos) 2.7.4 Anuncios promocionales en medios...