Turismo

Procedimiento básico de organización de eventos

Planeación y Organización del Evento Antes del Evento 1. Definición del objetivo(s) y programa tentativo (¿Qué?) a. b. c. d. e. f. g. Designar uncomité organizador y subcomités para diferentes áreas Definir objetivos viables. Definir un programa en función de los objetivos Conferencistas o invitados tentativos. Análisis de posibles clientes.Análisis de posibles patrocinadores. Definición de fecha y lugar.

2. Estructura Organizacional (¿Cómo?) a. Coordinación general(procedimientos legales e institucionales) b. Comité de conferencistas oinvitados(invitaciones, confirmaciones, reservaciones de hoteles y aviones, comidas, solicitud de curriculums, etc.) c. Comité de Promoción y Publicidad (imagen, logotipos, diseños, invitaciones,confirmaciones, medios masivos de comunicación, artículos promocionales, carpetas, etc. ) d. Comité de logística (decoración, recesos, edecanes, multimedios, horarios, programas, material necesario, etc.)e. Comité de Eventos(culturales, deportivos, convivios) f. Comité de Finanzas (patrocinios, donativos, cuotas de inscripción, etc.) 3. Definición de funciones a. b. c. d. e. f. Manual de descripciónde comités y funciones Responsables de cada comité. Juntas de comité Juntas generales COMUNICACIÓN COMPROMISO

4. Análisis de Recursos (¿Qué necesito?) a. b. c. d. e. f. Recursos materiales Recursosfinancieros Presupuesto Recaudación de ingresos Análisis potencial del medio ambiente (pronósticos de clima, temporadas del año, etc.) Creatividad

5. Planeación de actividades (¿Cuándo lo voy ahacer?) a. b. c. d. e. Calendarización de actividades por comité y en general. Actividades dependientes Actividades independientes Actividades importantes Actividades urgentes

6. Definición deLogística (¿Qué?, ¿Quién?, ¿Cómo?, ¿Cuándo? y ¿Con qué? ) a. “Guión del Evento” b. Preparativos c. Cuadro de control

Hora 7:00 am 8:00 am 9:00 am 9:30 am 10:00 am

Actividad Preparación de la sala...