Turismo

Transporte en eventos: la llave del éxito global
En el preciso momento en el que nos disponemos a gestionar un gran evento, los primeros parámetros que aparecen como claves para asegurar  la notoriedad del mismo,   son la capacidad hotelera de la ciudad, los recintos feriales y palacios de congresos, así como  los accesos a través de aeropuertos y estaciones de Ave,  espacios singulares orestaurantes. 
El transporte, sin embargo,  es una de las principales garantías de éxito en la consecución y notoriedad de los grandes eventos. Podemos disponer de buenos hoteles, recintos feriales, salones y/o  palacios de congresos, pero si no se resuelve óptimamente el  sistema de transporte y movilidad terrestres, el fracaso puede ser rotundo.
Por ello, propongo realizar, en este reportaje,  unaperspectiva de todo el conjunto de servicios desde el punto de vista de  la ciudad que los aloja.  He tomado como ejemplo la urbe de  Barcelona, al disponer de un extraordinario entramado de servicios para el turista de negocios.
La primera cuestión que se nos plantea es: ¿que ocurre cuando un gran evento, como la EIBTM, tiene que convivir  con tres o cuatro encuentros de menores dimensiones (300- 500 delegados), a lo que se suma la escala de un crucero y  la coincidencia de un gran evento deportivo?  ¿Cómo se soluciona este problema? ¿Quién orquesta los diferentes aspectos  para que sus asistentes se despidan de la ciudad con un excelente sabor de boca?
Para el organizador del gran evento, las reservas áreas y hoteleras,  las contrataciones de sus  servicios (guías, restaurantes,excursiones, actividades outdoor),  sus traslados y transporte le ocupan una gran parte de su tiempo. Si a ello le añadimos que no puede extralimitarse de un presupuesto y debe optimizar al máximo,  conteniendo todo lo posible sus costes… la realidad que se presenta es bastante pintoresca.
Mi experiencia me permite argumentar que el perfecto diseño del proyecto y la distribución de los servicios  detransporte (enfocados a garantizar la movilidad de los visitantes durante la duración del evento) serán, sin duda,  los apartados a los que mas atención se debe prestar,  analizando y adoptando soluciones que no sólo rentabilicen sus costes,  sino que garanticen que la recogida y movilidad de los delegados asistentes se realice de forma limpia, ágil y dinámica,  sin colapsos ni largas esperas.  ElOPC es, en cada caso concreto, el que asume todas las responsabilidades  frente al cliente y,  por lo tanto, el  que decide.
La utilización de un sistema de lanzaderas  en circuito cerrado, desde el aeropuerto hasta  el propio recinto ferial  y desde éste a los hoteles y venues,  dejando en segundo lugar los servicios de traslados monogrupales, no sólo ayudan a contener costes, sino que agilizanla velocidad y efectividad de los mismos.
Un claro ejemplo lo tenemos en la última edición (2008) de la EIBTM.
En este caso,  la organización  adecuó uno de los pabellones  de la feria íntegramente para el uso de los autocares.  En él,  predefinió entre 11 y 14 carriles para los diferentes servicios de traslados y lanzaderas, además de  guardarropas, mostrador de Bienvenida y personal encargadode ayudar y orientar a los visitantes. De esta forma, no solo solucionó óptimamente el problema de entrada y salida de los autobuses, sino que logró sorprender a todos los delegados con un novedoso  servicio,  realmente exclusivo y hasta la fecha desconocido.
Por otro lado, la ciudad de Barcelona (Administración y entidades públicas implicadas),  conocedora del incremento de volumen de personasdurante esa semana, orientó al organizador facilitándole todos los permisos y autorizaciones necesarias para el cumplimiento de los objetivos de Calidad “Q”  en transporte  demandados por la organizadora.
En cualquier caso, la convivencia del transporte público y los servicios privados y discrecionales se hacen imprescindibles.
Un esquema  de servicios optimizados de transporte previstos  para...