técnica en gestión de empresas

Orientación acerca de los requisitos de documentación
de la Norma ISO 9001:2000
Documento: ISO/TC 176/SC 2/N 525R
Marzo 2001
© ISO
Traducción aprobada el 2001-05-31

Prólogo de la versión en español
Este documento ha sido traducido por el Grupo de Trabajo “Spanish Translation Task Group”
del Comité Técnico ISO/TC 176, Gestión y aseguramiento de la calidad, en el que han
participadorepresentantes de los organismos nacionales de normalización y representantes del
sector empresarial de los siguientes países:
Argentina, Brasil, Chile, Colombia, Costa Rica, Ecuador, España, Estados Unidos de Norte
América, México, Perú, Uruguay y Venezuela.
Igualmente, han participado en la realización del mismo representantes de COPANT (Comisión
Panamericana de Normas Técnicas) y de INLAC(Instituto Latinoamericano de Aseguramiento
de la Calidad).

1 Introducción
Dos de los objetivos más importantes en la revisión de la serie de normas ISO
9000 han sido:
a)

b)

desarrollar un conjunto simplificado de normas que sean
igualmente aplicables a organizaciones pequeñas, medianas y
grandes.
que la cantidad y detalle de la documentación requerida, sean
más adecuados a losresultados deseados de las actividades del
proceso de la organización.

La Norma ISO 9001:2000 Sistemas de gestión de la calidad - Requisitos ha
alcanzado estos objetivos, y el propósito de esta orientación adicional es
explicar la intención de la nueva norma específicamente en lo relativo a la
documentación.

Traducción consensuada por el ISO/TC 176 STTG
© ISO 2001

1

La Norma ISO9001:2000 ha reducido significativamente los requisitos de
documentación y establece menos preceptos que la versión 1994 de la misma
norma. Permite mayor flexibilidad a la organización en cuanto a la forma que
escoge para documentar su sistema de gestión de la calidad (SGC). Esto
permite que cada organización desarrolle la mínima cantidad de
documentación necesaria a fin de demostrar laplanificación, operación y
control eficaces de sus procesos y la implementación y mejora continua de la
eficacia de su SGC.
Se debe hacer énfasis en el hecho de que la Norma ISO 9001 requiere (y
siempre ha requerido) un “sistema de gestión de la calidad documentado”, y no
un “sistema de documentos”.
2

¿Qué es un “documento”? – Definiciones y referencias

A continuación se indican algunos delos objetivos principales de la
documentación de una organización, independientemente de que tenga o no
implementado un SGC formal;
a)

Comunicación de la información
- como una herramienta para la comunicación y la transmisión de
la información. El tipo y la extensión de la documentación
dependerá de la naturaleza de los productos y procesos de la
organización, del grado de formalidadde los sistemas de
comunicación y de la capacidad de las personas para
comunicarse dentro de la organización, así como de su cultura.
b) Evidencia de la conformidad
- aporte de evidencia de que lo planificado se ha llevado a cabo
realmente.
c) Compartir conocimientos
- con el fin de difundir y preservar las experiencias de la
organización. Un ejemplo típico sería una especificacióntécnica,
que puede utilizarse como base para el diseño y desarrollo de un
nuevo producto.

En el Anexo A se presenta una lista de términos comúnmente empleados en
relación con la documentación (tomada de la Norma ISO 9000:2000). Se debe
hacer énfasis en el hecho de que, de acuerdo con la Norma ISO 9001:2000,
apartado 4.2 Requisitos de la documentación, los documentos pueden
encontrarse encualquier forma o tipo de medio, y la definición de “documento”
en la Norma ISO 9000:2000, apartado 3.7.2, ofrece los siguientes ejemplos:
-

papel
disco magnético, electrónico u óptico
fotografía
muestra patrón

Traducción consensuada por el ISO/TC 176 STTG
© ISO 2001

2

Para mayor orientación, los usuarios pueden también referirse al Informe
Técnico ISO/TR 10013 Directrices para la...