TÉCNICAS PARA PREPARAR ENTREVISTAS Y CUESTIONARIOS

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I Entrevistas.
a) Conceptos básicos:
La entrevista tiene por objeto recopilar información proveniente de los
usuarios relacionados con las áreas a investigar y que puede ser de gran utilidad
para el desarrollo de la etapa de análisis. Con tal propósito la entrevista debe
ser preparada para conseguir el máximo de información enel menor tiempo
posible. Para tal efecto la persona que asume el rol de Analista debe tener en
claro los siguientes puntos:
- Qué se desea investigar.
- A quién o quienes se debe entrevistar.
- Cómo se realizará la entrevista.
Básicamente las entrevistas emplean el método Top-Down, es decir, se debe
comenzar por los mandos altos y bajar de nivel a medida que se necesite
información másprecisa y detallada, si es preciso de debe volver a los mandos
altos.
Al realizar una entrevista debe evitarse hacer preguntas que no sean del
dominio del entrevistado, llegar a conclusiones precipitadas y confundir hechos
con opiniones.
Además, se recomienda usar términos que el usuario pueda entender, para así
lograr una mejor comunicación, programar las entrevistas con anticipación,comunicándole al usuario para que se prepare, y escoger los horarios en que el
usuario este desocupado, siempre que no sea muy tarde ni muy temprano, ya que
una persona cansada puede ser poco comunicativa y una persona que comienza la
jornada esta prácticamente soñolienta.
b) Preparación de la entrevista:
Consiste en realizar las siguientes actividades:
- Identificar a los usuarios potenciales.
-Fijar la fecha, hora y lugar de la entrevista.
- Preparar un cuestionario.
- Confirmar (por escrito), fecha, hora y lugar de la entrevista como así
las preguntas básicas.

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El criterio de término de esta actividad es la realización del cuestionario de la
entrevista.
Ejemplo deCuestionario:
1. Cuál es su área de responsabilidad?
2. Cuál es la información más útil que recibe ahora?
3. Cómo mide sus objetivos alcanzados?
4. Qué cambios principales se anticipan en su área en los próximos tres años?
5. Qué espera de este sistema, que significa para Ud. y para su organización?
6. Cómo clasificaría el apoyo actual de su información con respecto a lo
adecuado, validez,puntualidad, consistencia, costo y volumen?
7. En qué otras áreas de su responsabilidad podrían tenerse grandes mejoras si
se diera la información necesaria?
8. Cómo funciona su área, que documentos son los principales?
9. Cómo se lleva el proceso.......?
10. Tiene alguna idea o comentario adicional?

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c) Técnicas de la Entrevista:
i) Para el logro de una Entrevista útil.
Se indicará con un asterisco el objetivo que se desea alcanzar y a continuación
se indica como debe ser el comportamiento del analista para alcanzarlo.

* Lograr la confianza del entrevistado.
Explicar quien es Ud., cual es el propósito de la entrevista y como será
importante la contribución del entrevistado.
*Facilitar el hablar en términos específicos.
Sé que su trabajo es.... (Haga una breve descripción).
Estoy en lo cierto?
Puede mostrarme cómo se hace?
(una operación que el analista no entiende o le interese)
Alguna de las partes de la operación le cuesta en forma especial?
* Lograr todo lo específico.
Necesito tener el esquema completo, con todos los detalles;
empezar?

Dónde debemos* Determinar lo que ha sido tratado.
Se ha hecho intentos para corregir, mejorar, simplificar algunos problemas?
* Descubrir si el entrevistado tiene alguna idea interesante.
Como cree Ud. que .......

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un proceso en particular .......
actividad .......
relación...