UD TRAMITE DOCUMENTARIO


TRÁMITE DOCUMENTARIO

I.- DEPARTAMENTO DE TRÁMITE DOCUMENTARIO

1.1. OBJETIVO
Toda empresa necesita un departamento encargado del trámite documentario, recepción y envío de documentación a instituciones tanto públicas como privadas con las que existan vínculos laborales.
El presente Manual de la unidad didáctica Trámite Documentario tiene por finalidad identificar, desarrollar y armonizar laEstructura Organizacional y las funciones de la Oficina de Secretaría General, determinando las líneas de autoridad y responsabilidad, así como las funciones y la relación entre los unidades que la integran.

1.2. MISION
La misión del departamento de Trámite Documentario es realizar la recepción y transmisión de la correspondencia empleando los medios adecuados.

1.3. FUNCION
Dentro de lasfunciones principales de todo departamento de Trámite Documentario están las siguientes:
La correspondencia
Flujograma de procedimientos administrativos.
Procedimientos para el registro del ingreso de documentos o correspondencia de la empresa, utilizando la codificación adecuada.
Concepto y clasificación de los libros de registro.



1.4. IMPORTANCIA
La Unidad didáctica de Trámite Documentario tiene comopropósito fundamental enseñar a la estudiante de Secretariado, las Técnicas necesarias para un seguimiento del documento desde que llega a Mesa de Partes hasta que se le dé solución a lo que se indica en el contenido del mismo.

1.5. FLUJOGRAMA
Un flujograma o diagrama de flujo presenta generalmente un único punto de inicio y un único punto de cierre, aunque puede tener más, siempre que cumplacon la lógica requerida.
Las siguientes son acciones previas a la realización del diagrama de flujo:
1. Identificar las ideas principales al ser incluidas en el diagrama de flujo. Deben estar presentes el autor o responsable del proceso, los autores o responsables del proceso anterior y posterior y de otros procesos interrelacionados, así como las terceras partes interesadas.
2. Definir qué seespera obtener del diagrama de flujo.
3. Identificar quién lo empleará y cómo.
4. Establecer el nivel de detalle requerido.
5. Determinar los límites del proceso a describir.




Los pasos a seguir para construir el diagrama de flujo son:
Establecer el alcance del proceso a describir. De esta manera quedará fijado el comienzo y el final del diagrama. Frecuentemente el comienzo es la salida delproceso previo y el final la entrada al proceso siguiente.
Identificar y listar las principales actividades/subprocesos que están incluidos en el proceso a describir y su orden cronológico.
Si el nivel de detalle definido incluye actividades menores, listarlas también.
Identificar y listar los puntos de decisión.
Construir el diagrama respetando la secuencia cronológica y asignando los correspondientessímbolos.
Asignar un título al diagrama y verificar que esté completo y describa con exactitud el proceso elegido.












Ejemplo de un flujograma:





1.6. MESA DE PARTES
Comúnmente se le conoce como “Mesa de Partes” pero en realidad ésta constituye la denominada “Unidad de Recepción Documental” y calificaría como el punto de inicio de atención al cliente en muchas entidades. En el tematributario el equivalente a cliente sería el contribuyente.
Esta unidad dentro de una organización se encuentra siempre ubicada en la recepción de las oficinas y tiene por finalidad la recepción de documentos que son presentados a la entidad de la cual depende y en el caso de la Administración Pública depende orgánicamente de la Oficina de Trámite Documentario o sus equivalentes de acuerdo a lapropia forma de organización de la entidad.
1.6.1. IMPORTANCIA
La Mesa de Partes es sumamente importante ya que es el centro a través del cual se canaliza la recepción de documentos, quejas y/o sugerencias presentadas por los administrados; e incluso, para recibir el pago de un servicio determinado o derivado del cumplimiento de una obligación a cargo del ciudadano. También la mesa de partes puede...