Un mayor control en las cadenas globales

UN MAYOR CONTROL EN LAS CADENAS GLOBALES
Aunque muchos no le dan la importancia necesaria, la documentación es clave para el funcionamiento de la cadena global. Un documento en orden, a tiempo y bajo control permite mayor seguridad y reducción de costos.
Problemática: falta de control
En las cadenas logísticas globales, los documentos se han convertido en factores clave para lograr laeficiencia y competitividad. Diversos actores y practicantes reconocen que el control y procesamiento de la documentación son muy significativos porque pueden afectar el costo y tiempo de traslado de los productos; incluso, algunos empresarios catalogan que ambas actividades son más importantes que por ejemplo la congestión en los cruces fronterizos, sobre todo aquellos procesos documentales que tienenque ver con la gestión del retorno del capital, es decir, la cobranza.
No obstante esta relevancia, existen compañías que padecen de fuertes problemas porque no tienen un control sobre la documentación; en términos generales su problemática puede deberse, entre otras razones, a que no le han dado la importancia debida a los mismos, sus procesos de control no son los más adecuados, no utilizansistemas de información modernos o simplemente el personal no está capacitado y no es consciente de la importancia de la documentación; de hecho, algunos califican a la documentación como un proceso tedioso.
En este artículo se exponen los resultados de una encuesta aplicada a empresas del sector de la logística y del transporte, que da cuenta de esta problemática. No se pretende hacer unarevisión de cada uno de los documentos que se gestionan en la cadena logística, sino más bien, y de manera particular, se busca conocer el nivel de relevancia que otorgan las compañías al sistema de documentación dentro de la cadena logística, así como identificar algunas de las consecuencias de una mala gestión de los procesos de dicho sistema.
La muestra seleccionada es meramente exploratoria, y sólobusca conocer el punto de vista e importancia que otorgan algunas empresas al proceso de gestión de la documentación.
La documentación
De acuerdo con el profesor Douglas Long “…la documentación no es sólo un pedazo de papel, sino un proceso que lleva a su creación y uso”. En este contexto, puede reconocerse que existe una gran variedad de escritos que se van generando en cada etapa del procesoy por los diferentes actores que intervienen en la gestión de la cadena logística.
Los documentos respaldan la posesión de las mercancías en su proceso de circulación y que sus principios básicos son el control y la responsabilidad, los cuales garantizan el cumplimiento de los reglamentos aplicables; en otras palabras, los documentos indican quién está en control de la carga o es el responsablede ella.

Por esto mismo, se reconoce que pueden contribuir a la disminución del riesgo de robo aumentando la seguridad con base en un proceso de verificación de errores, omisiones e incluso de posibles falsificaciones. Es preciso señalar que es muy común que la existencia de “huecos” en el sistema documental esté siendo aprovechado por la corrupción.
Ciertamente, el profesor Douglas Longreconoce que “…es verdad que los documentos pueden resolver muchos problemas, pero tienen su precio”. Añade que “…los documentos y el proceso de documentación son caros. Si bien el costo es mucho más bajo debido a las computadoras, no es la creación del documento lo que cuesta dinero sino el sistema de administración necesario para procesar y recabar la información”.
En este sentido se puedeestar de acuerdo con el profesor Long, sin embargo, los efectos en el costo pueden ir más allá, y ser mucho más complejos, sobre todo en el caso de interrupciones de la cadena logística por fallas en el proceso de documentación, ya sea por información incompleta, alterada, falsa, por omisiones o errores.
En la actualidad este enfoque debe tenerse más presente, debido a que las fallas en el...