Una Pequeña Empresa

Integrar el expediente del personal que se incorpora ala empresa con la documentación de reclutamiento selección y contrato

Expediente Oficial de Personal
(1) Creación del Expediente Oficial de Personal. A toda persona que ingrese por primera vez
a laborar a la ACP se le abrirá un Expediente Oficial de Personal. Para aquellos empleados
que reingresen a trabajar a la ACP, se reabrirá suExpediente Oficial de Personal.
(2) Contenido del Expediente Oficial de Personal. La ACP mantendrá un Expediente Oficial
de Personal por cada empleado el cual estará compuesto de los siguientes documentos:
(a) Documentos permanentes. Los documentos permanentes serán archivados en orden
cronológico, del lado derecho del Expediente Oficial de Personal del empleado y no
deberán ser retirados hastaque se proceda con la destrucción del expediente. Ejemplos
de documentos permanentes son: notificaciones de acciones de personal; solicitudes de
empleo; asignaciones temporales; diplomas; certificados; documentos para comprobar
ciudadanía, fecha de nacimiento, estado civil, etc.; cartas de suspensión y terminación
de la relación laboral.
(b) Documentos temporales. Los documentos temporalesserán archivados en orden
cronológico, del lado izquierdo del Expediente Oficial de Personal del empleado. Éstos
pueden estar relacionados con acciones de personal, sin embargo, no constituyen un
documento oficial de la acción o no constituyen un apoyo sustancial de las acciones
registradas en los documentos permanentes. Ejemplos de documentos temporales son:
descripciones de puestos, de datospersonales, certificados de premios, evaluaciones de
desempeño, cartas de reprimenda, resultados de exámenes y pruebas físicas y licencias.
(3) Información Excluida del Expediente Oficial de Personal. Los expedientes no deberán
contener fotografías del empleado ni cartas que hagan alusión a deudas, con excepción de
cartas de medidas adversas o disciplinarias enviadas al empleado por dejar decumplir con
obligaciones legales y exigibles.
(4) Retención y Disposición de los Expedientes Oficiales de Personal.
(a) Los expedientes de personal se conservan en la Unidad de Expedientes de Personal de
la División de Operaciones de Recursos Humanos. La retención y disposición de los
documentos contenidos en el Expediente Oficial de Personal se hará de conformidad
con la Tabla de Retenciónde Archivos-1, Recursos Humanos documentada en Infored.
(b) El Expediente Oficial de Personal será transferido al Centro de Archivos Corporativos
después de un año del cese de labores del empleado, de acuerdo con la Tabla de
Retención de Archivos-1, Recursos Humanos, para su debida retención y disposición.
12/12/03 MPACP 101-6
Subcapítulo 3. Expediente Médico del Empleado
(1) Creación delExpediente Médico del Empleado. Se abrirá un Expediente Médico desde el
momento en que exista información médica del empleado.
(2) Contenido del Expediente Médico del Empleado.
(a) En el Expediente Médico del Empleado se archivan generalmente los exámenes y
tratamientos médicos que se realizan con la finalidad de determinar la aptitud física del
empleado para llenar los requerimientos relativosal puesto que ocupa en la ACP o que
se dan como resultado de su desempeño en el trabajo, del programa de seguimiento de
la salud del empleado, o de algún incidente ocurrido en el sitio de trabajo y otros
expedientes médicos de los empleados, incluso aquellos iniciados antes del empleo,
tales como:
1 El Certificado de Examen Médico (formulario 78) y la Solicitud de Examen
Médico paraDeterminar las Condiciones Físicas para el Trabajo (formulario 98).
2 Los documentos que sustentan las habilidades de un solicitante discapacitado para
ser nombrado de conformidad con las disposiciones correspondientes.
3 Los documentos necesarios para demostrar que el empleado continúa satisfaciendo
las normas de salud requeridas para el puesto, por ejemplo, exámenes físicos
periódicos, pruebas...