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Manual de procesos y procedimientos

Versión: 01
Fecha: 12/11/2013

Gestión Documental

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Proceso:

Gestión Documental

Procedimiento:

Selección Documental

Objetivo:Seleccionar debidamente los documentos de archivo de la entidad, teniendo en cuenta la normatividad, las
TRD, las disposiciones del comité de archivo de la entidad, políticas.
Este procedimientoestá dirigido a todas las áreas de la entidad.

Alcance:
Políticas de
operación:

*Revisar las TRD para determinar qué serie documental requiere selección.
*El comité de archivo será elencargado de determinar las variables para establecer el muestreo.
*Este procedimiento se realizará anual o semestralmente de acuerdo al volumen documental.

Actividad
1.Revisión TRD

DescripciónResponsable
Por cada año vigente, se identifican en Auxiliar o jefe de archivo
las TRD de cada unidad, oficina o área
los documentos que serán
seleccionados por haber cumplido su
tiempo deretención en el AC como
disposición final.

Registro
Cronograma de eliminación

2. Citación al
comité de archivo

Se envía un oficio a cada uno de los
Auxiliar o jefe de archivo
integrantes delcomité de archivo
citándolos para evaluar y determinar
que documentos serán seleccionados

Formato de citación (circular
interna).

3.Alistamiento
4.Selección

5.Eliminación6.Organización

Se alistan los documentos que van a Auxiliar o jefe de archivo
ser seleccionados
Se buscan cuidadosamente los
Auxiliar o jefe de archivo
documentos de la serie que fueron
seleccionados,evitando
equivocaciones y teniendo en cuenta
lo sugerido por el comité de archivo.
Se eliminan los documentos que no Auxiliar o jefe de archivo
hicieron parte de la selección.
(Remítase al procesode eliminación)
Se hace el cambio de unidades de
Auxiliar o jefe de archivo
conservación y se diligencia el rótulo.
(Los documentos que pasan al archivo
histórico no deben ser perforados)....