unidad 3

Unidad 3. Exportando bases de datos desde Access a Excel y
funciones para análisis de datos
Crear una base de datos es un buen comienzo para administrar bien la
información que se tiene en una empresa; sin embargo existen otras funciones
que podrían servir para ir más allá del almacenamiento de datos. En este caso se
utilizarán algunas funciones de Excel para realizar unos de los más comunesanálisis de datos que se realizan en una empresa.

1. Exportando una base de datos desde Access
Cuando los datos de una empresa se encuentran almacenados en una base de
datos lo que se debe hacer, es exportarlos a un formato en el cual se puedan
realizar cálculos y obtener resultados que le permitan dar uso a la información
adquirida. Para explicar y demostrar lo expuesto anteriormente, se debeutilizar la
base de datos de Microsoft Access de la papelería de don Nicolás, para exportar
una de sus tablas a un formato de Microsoft Excel.
1.1. Ingresar a Microsoft Access 2010
Lo primero que se debe hacer es abrir el archivo de la base de datos. Para ello se
abre la base de datos de DonNicolas, la cual se ha venido estructurando en las
unidades anteriores.
Para acceder a esta base de datos siga lospasos indicados a continuación:
1. Dar clic en el Botón Inicio.
2. Después clic en Todos los programas.
3. Clic Microsoft Office.
4. Y finalmente accede a Microsoft Access 2010.

Figura 1. Ingreso a Microsoft Access (Paso 1)

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1

4

2

1

Después de abrir Microsoft Access 2010, aún hace falta abrir la base de datos.
Para ello siga los pasos descritos en la figura 2, que describe el paso 5.

5.Seleccionar la base de datos DonNicolas .accbd y dar clic para ingresar al
ejemplo.
Figura 2. Ingreso a Microsoft Access (Paso 2)

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1

Para este caso se exportará a Excel la tabla VentaProducto, la cual contiene la
relación de ventas con productos vendidos. Cabe recordar que la tabla
VentaProducto tiene 2 atributos, IdVenta e IdProducto.

1.2. Exportación de datos
Pasos para realizar laexportación de datos:
1. Seleccionar tabla VentaProducto.

Figura 3. Exportar una tabla de Access (Paso 1)

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2. Identificar los atributos de la tabla.
Figura 4. Exportar una tabla de Access (Paso 2)

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3. Para Exportar la tabla VentaProducto, se debe dar clic en la pestaña Datos
Externos.
Figura 5. Exportar una tabla de Access (Paso 3)

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4. Ubicar el grupo Exportar y hacer clic en la opción Excel.Figura 6. Exportar una tabla de Access (Paso 4)

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Al dar clic en el botón Excel, aparece un cuadro de diálogo indicando en donde
exportar el archivo y con qué nombre exportarlo. Al terminar se da clic en Aceptar.
Figura 7. Exportar una tabla de Access (Paso 5)

Al dar clic en el botón Aceptar, aparece un cuadro de diálogo indicando que el
proceso se ha realizado exitosamente. Al terminar se daclic en Cerrar.
Figura 8. Exportar una tabla de Access (Paso 6)

Con el paso anterior queda finalizada la exportación de la tabla VentaProducto de
la base de datos a Excel, recuerde que el archivo queda guardado en la dirección
que se ha especificado durante el proceso.
Al abrir el archivo VentaProducto.xlsx se ve de la siguiente manera:
Figura 9. Base de datos Exportada en Excel

Cabe recordar quela descripción que se identifica con los números de las ventas
(IdVenta) y los productos (IdProducto), se encuentran en la tabla Venta y
Producto.

Figura 10. Tabla productos base de datos DonNicolas

2. Inducción para el manejo de Excel
Las siguientes actividades se realizarán con apoyo de Microsoft Excel, por ello se
realizará un pequeño repaso de Microsoft Excel, su ingreso y los contenidosde
cada una de sus pestañas. Para ingresar a Microsoft Excel, se debe dar clic
primero en el botón de Windows y luego dar clic en la opción Todos los
programas, luego buscar la carpeta Microsoft Office para finalmente elegir
Microsoft Excel 2010
1.
2.
3.
4.

Botón Inicio.
Clic en Todos los programas.
Seleccionar la carpeta Microsoft Office.
Finalmente clic en Microsoft Excel 2010.

Luego de...