UNIDAD 6 PROYECCION

UNIDAD VI
FORMULARIOS Y REGISTROS DE CONTABILIDAD
Todas las organizaciones requieren documentar sus transacciones, y dejar evidencia de todo el trabajo que llevan a cabo los empleados a través de documentos escritos. La mayoría de la información correspondiente a las transacciones que lleva a cabo la entidad, son plasmadas en formularios.
1. CONCEPTO E IMPORTANCIA DE LOS FORMULARIOSConcepto: un formulario es un documento, en papel o en pantalla, diseñado con el propósito de que el usuario introduzca datos estructurados (nombre, apellido, dirección, etc.) en las zonas del documento destinadas a ese propósito para ser almacenadas y procesadas posteriormente; un formulario es un documento con espacios (campos) en donde se pueden escribir o seleccionar opciones. Cada campo tiene unobjetivo, por ejemplo, el campo “nombre” se espera que sea llenado con un nombre, el campo “año de nacimiento” se espera que sea llenado con un número valido para un año, etc.
Importancia: la importancia de los formularios reside en que es un instrumento sobre el cual se apoya la transmisión, el registro y el control de la información relacionada con las operaciones de la organización y con todossus niveles, por lo tanto, se les considera como un medio libre para la recolección de datos debido a la facilidad con que circulan por toda la organización. Sirven de soporte a las transacciones y los empleados trabajan guiándose por los formularios
1.1. OBJETIVO GENERAL: llenar las necesidades que las oficinas demandan, servir como medio para alcanzar un fin
1.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS:facilitar el flujo de información, el procesamiento de datos, sintetizar y relacionar información, y por ultimo dar valor legal a las transacciones
2. IMPORTANCIA DE CONTROLAR LOS FORMULARIOS
Los formularios juegan un papel importante en el mundo de los negocios y en general en cualquier organización, por muy pequeña que esta sea, debido a que en todo momento de su existencia se estángenerando actividades y transacciones que deben ser traducidas en información, siendo el formulario el depositario de la misma, por lo que al diseñar un formulario, se deben tener en cuenta una serie de normas y pautas.
Señales que indican la necesidad de implantar el control de los formularios:
Omisión de detalles importantes para procesar la información
Falta de pre numeración
Formularios conespacios reducidos o inadecuados
Errores en el llenado de los formularios debido a mala explicación de los campos
Formularios no codificados
2.1. AREA DE EFECTIVO
El manejo del efectivo requiere que se implanten controles para evitar fraudes o disposiciones no autorizadas. Para controlar el efectivo, podemos dividirlo en dos tipos de operaciones: los ingresos de efectivo, que están constituidos portodos los montos que recibe una empresa por concepto de ventas, servicios que preste, intereses ganados por inversiones, venta de activos fijos, cobranzas de créditos, etc., y los egresos de efectivo, constituidos por todos los desembolsos que debe efectuar una empresa por la adquisición de bienes o servicios, pagos al personal, pago de deudas, etc.
Algunos de los formularios comúnmente usadospara controlar los ingresos y egresos de efectivo son:
Vales de caja
Recibos de caja chica
Reposición de fondo fijo
Orden de pago
Planillas de deposito
2.2. AREA DE COMPRAS E INVENTARIO
La empresa debe tener la capacidad de poder determinar cuánto, cuándo, a quién, y en qué condiciones se deben efectuar las adquisiciones que permitan a la empresa adquirir bienes y servicios en las mejorescondiciones.
Los objetivos del sistema de control para los formularios de compras e inventarios, deben ser los siguientes:
Asegurar que las compras se realizan en las cantidades precisas, con la calidad adecuada y en la oportunidad que se requiere
Realizar únicamente las compras que se requieren y no comprar en exceso
Tomar en cuenta los descuentos que se deben aprovechar de los proveedores...