UNIDAD DE CORRESPONDECIA

UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
MISIÓN. Tiene como propósito centralizar toda la correspondencia para ser distribuida a las
diferentes oficinas administrativas y garantizar la entrega a su destinatario demanera oportuna,
rápida y eficaz.
VISIÓN. Contribuir en agilizar los procesos internos, a través de un sistema de red para el control
de la documentación interna y externa, a fin de cumplir con losobjetivos de la institución para
alcanzar los niveles máximos de la eficiencia.
OBJETIVOS. La unidad de correspondencia es la encargada de recibir, controlar, clasificar y
distribuir la documentación decarácter administrativa que ingresan, proveniente de diferentes
fuentes externas, así como la generada por todas las dependencias que conforman al organismo.
FUNCIONES. Las funciones del Área deCorrespondencia se relacionan con el manejo y distribución
interna y externa de las comunicaciones generadas o recibidas por la institución y la
administración del sistema de correo.
Para el cumplimientode estas funciones es necesario tener en cuenta lo siguiente:
- Conocer las actividades de la empresa, los servicios que presta y los funcionarios encargados de
dar trámite a los diferentes asuntos afin de realizar la correcta distribución de las comunicaciones
escritas, incluso cuando no se especifica el destinatario.
- Conocer los tiempos de trámite y tratamiento archivístico de los diferentesdocumentos.
- Clasificar las comunicaciones oficiales y la correspondencia antes de su distribución.
-Poseer un sistema eficiente de radicación, control y seguimiento de las comunicaciones de laempresa
- No tramitar comunicaciones que no reúnan los requisitos para su envío, tales como anexos
incompletos, estilo o técnicas mecanográficas inadecuadas y, en general, todos aquellos aspectos
queafectan la buena imagen de la organización.
- Hacer el seguimiento a las comunicaciones de la empresa e informar sobre documentación no
atendida o anormalidades en el proceso, en primera instancia, a los...