Unidad De Correspondencia

diferencia entre comunicaciones oficiales y correspondencia.

Correspondencia:
* Comunicaciones privadas
* Documentos originales
* Números consecutivos
* Radicación de documentos originales

Comunicación oficial:
* Comunicación oficial
* No hay números tachados, repetidos o corregidos
* Al inicio de cada año se hará la radicación consecutiva
UNIDADES DECORRESPONDENCIA:
Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que sellevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos.
Las unidades de correspondencia, deberán contar con personal suficiente y debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros, que faciliten laatención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administración pública.
  2) FIRMAS RESPONSABLES:
PROCEDIMIENTOS PARA LAS COMUNICACIONES RECIBIDAS
Toda entidad debe establecer en los manuales de procedimientos los cargos de los funcionarios autorizados para firmar la documentación con destino interno y...
Objetivosde la Actividad
Precisar el marco legal que regula la actividad archivística en Colombia, a la luz de laConstitución Nacional y de la Ley General de Archivos, para normalizar la gestióndocumental.Conocer las disposiciones legales sobre archivos que rigen para Colombia.Precisar los pasos para el recibo y despacho de documentos a la luz del Acuerdo060/2001 del Archivo General de la Nación deColombia, por el cual se establecenpautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicasy las privadas que cumplen funciones públicas.
Actividad a Desarrollar Unidad 3: Marco Legal y Recibo y Despacho deDocumentos
1.Analiza y toma nota de los aspectos más relevantes del Acuerdo 060 (30 deoctubre de 2001) del Consejo Directivo del Archivo General de la NacióndeColombia, por el cual se establecen pautas para la administración de lascomunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplenfunciones públicas
Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado quellegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo delfuncionario. No generan trámites para las instituciones.
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Documento Original: Es la fuenteprimaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
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Documento Público: Es el producido o tramitado por el funcionario públicoen ejercicio de su cargo o con su intervención.
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Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura ycontenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia delejercicio de sus funciones específicas.
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Tabla de retención documental: Listado de series y sus correspondientestipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa
en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo opermanencia en cada fase del archivo.
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Las unidades de correspondencia, deberán contar con personal suficiente ydebidamente capacitado y de losmedios necesarios, que permitan recibir,enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones decarácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax,correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las solicitudespresentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plenade los principios que rigen la administración pública.
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Cuando...