Unidad De Correspondencia

1. Defina el concepto de Unidad de Correspondencia.

UNIDAD DE CORRESPONDENCIA: En la Unidad de Correspondencia se reciben, clasifican, registran y entregan los documentos y comunicaciones que entran, tanto para los Senadores como para los jefes y funcionarios de las diferentes dependencias.

2. Investigue sobre las funciones de la Unidad de Correspondencia.

FUNCIONES DE LA UNIDAD DECORRESPONDENCIA
Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos quese llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos.
Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de correspondencia en cada una de sus sedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad, la entidad determinará conforme a sus necesidades, si centralizan en una de ellas la recepción de las comunicaciones oficiales, o si en cada sede, habrá unidad de correspondencia. Entodo caso, se debe propender por el control y normalización unificado en cada entidad.
 Recibir la correspondencia, para lo cual deberán colocar sello oficial y anotar la fecha y hora, nombre y firma de quien recibe;

 Establecer un registro de ingreso de la correspondencia;

 Entregar la correspondencia recibida a la instancia correspondiente; y

 Llevar un registro de la salida decorrespondencia.


3. Defina el concepto de Comunicaciones oficiales.

COMUNICACIÓN OFICIAL: son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independiente del medio utilizado.

Las comunicaciones oficiales de las oficinas en un desarrollo de diferentes medios para poder ser informadas a las personas que las leen o las observan pormedio comunicativo como puedes ser el.





4. Investigue el concepto de Tablas de retención documental TRD y enumere los pasos de este proceso archivistico.

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Es el listado de series con sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por las unidades administrativas de una entidad, en cumplimiento de sus funciones, a las cuales se les asignael tiempo de permanencia en cada fase de archivo; Que las Tablas de Retención Documental son el instrumento archivístico, esencial que permite la normalización de la gestión documental, la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central, e histórico de las entidades.

Y para su elaboración tiene lassiguientes etapas:

PRIMERA ETAPA: Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales.

• Compilar la información institucional contenida en disposiciones legales relativas a la creación y cambios de la estructura organizacional, organigrama vigente, resoluciones y/o actos administrativos de creación de grupos de trabajo, funciones y manuales de procedimientos.

• Aplicar laencuesta a los productores de los documentos con el fin de identificar las unidades documentales que producen y/o tramitan.

SEGUNDA ETAPA: Análisis e interpretación de la información recolectada.

• Analizar la producción y trámite documental teniendo en cuenta las funciones asignadas a las dependencias y los manuales de procedimientos.

• Identificar los valores primarios de la documentación,o sea, los administrativos, legales, jurídicos, contables y/o fiscales.

• Conformar las series y subseries con sus respectivos tipos documentales,
• Establecer los tiempos de retención o permanencia de las series y subseries documentales en cada fase de archivo: Gestión, central e histórico con el fin de racionalizar la producción y garantizar la protección del patrimonio documental de la...