unidad de correspondencia
Páginas: 14 (3460 palabras)
Publicado: 27 de abril de 2014
REFLEXION SOBRE VIDEO ACUERDO 060 ARCHIVO GENERAL
Vídeo de reflexión sobre el procedimiento legal que debe tener los documentos y sus contenidos, incluyendo la forma de cómo se deben recibir y despachar, según las especificaciones de la unidad de correspondencia.
En este caso es el procedimiento realizado en la universidad del Cauca, en la oficina única de gestión documental. Me pareceun proceso un poco tedioso de lo que se hacía en un proceso de gestión documental antiguo, pero con mejores y más rápidos resultados. Se evitan contratiempos y problemas legales por mala recepción de documentos o pérdida.
Al recibir los documentos se verifican, código de oficina, serie, sub-serie, consecutivo, fecha, asunto, que se encuentre firmado, numero de anexos y se pregunta por elprocedimiento de las copias. Se entrega el recibido debidamente sellado. Lo que me parece rápido, ágil, y 100% seguro es el hecho de ingresarlo y radicarlo en el sistema. (Se ingresa fecha, radicado, empresa, No documento, hora, tipo documento, fecha documento, remitente oficio, anexos, asunto, comunicación interna o externa, destinatario de la correspondencia, dependencia, quien va a llevar lacorrespondencia (mensajero); luego la correspondencia para a otra área para llenar un formato, luego ser llevada a un cubículo donde será finalmente llevada por el mensajero y luego ser entregada a otra área de destino, con su debido procedimiento también. Podría pensarse en un procedimiento largo y tedioso, pero al final se verifica la eficiencia del procedimiento, y la seguridad de tener un soporte bienorganizado para futuros acuerdos, negocios o problemas legales que pudieran ocurrir en cualquier instancia.
2. IDEAS CLAVES SOBRE ACUERDO 060 Y PROCEDIMIENTO PARA LA GESTION CORRESPONDENCIA
En la lectura del video ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN- ACUERDO 060 / 2001. Las ideas claves serian:
“Como establecer los lineamientos que permitan a las unidades de correspondencia de lasentidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas, cumplir con los programas de gestión documental”.
“Leer los procedimientos para la producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de los documentos”.
“Un buen Programa de gestión documental.”
“Se abren las puertas al uso de nuevas tecnologías. Donde se contemplan la utilización de firmas digitales, eluso de los mensajes de datos y el comercio electrónico“
“Procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales: Los procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales, velarán por la transparencia de la actuación administrativa“
En la lectura del video de PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE LA CORRESPONDENCIA, las ideas claves son:
“Como Proceder para la gestión de lacorrespondencia”
“Saber clasificar los documentos”
“Aprender a distribuir los documentos”.
“Para los efectos del acuerdo se definen varios conceptos para nuevas formas de comunicación tales como: Archivo electrónico, Comunicaciones Oficiales, Correspondencia, Documento electrónico de archivo, Documento Original, Documento Público, Radicación de comunicaciones oficiales, Registro de Comunicacionesoficiales, Serie documental, Tabla de retención documental“
“Que para la adecuada prestación de los servicios ofrecidos por las Unidades de Correspondencia de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, es necesario establecer pautas que hagan efectivo su cumplimiento bajo los principios que rigen la Administración Pública”
3. PROCESO DE GESTION DE CORRESPONDENCIADEFINICIÓN DE UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
Es la encargada de gestionar de forma centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los...
Vídeo de reflexión sobre el procedimiento legal que debe tener los documentos y sus contenidos, incluyendo la forma de cómo se deben recibir y despachar, según las especificaciones de la unidad de correspondencia.
En este caso es el procedimiento realizado en la universidad del Cauca, en la oficina única de gestión documental. Me pareceun proceso un poco tedioso de lo que se hacía en un proceso de gestión documental antiguo, pero con mejores y más rápidos resultados. Se evitan contratiempos y problemas legales por mala recepción de documentos o pérdida.
Al recibir los documentos se verifican, código de oficina, serie, sub-serie, consecutivo, fecha, asunto, que se encuentre firmado, numero de anexos y se pregunta por elprocedimiento de las copias. Se entrega el recibido debidamente sellado. Lo que me parece rápido, ágil, y 100% seguro es el hecho de ingresarlo y radicarlo en el sistema. (Se ingresa fecha, radicado, empresa, No documento, hora, tipo documento, fecha documento, remitente oficio, anexos, asunto, comunicación interna o externa, destinatario de la correspondencia, dependencia, quien va a llevar lacorrespondencia (mensajero); luego la correspondencia para a otra área para llenar un formato, luego ser llevada a un cubículo donde será finalmente llevada por el mensajero y luego ser entregada a otra área de destino, con su debido procedimiento también. Podría pensarse en un procedimiento largo y tedioso, pero al final se verifica la eficiencia del procedimiento, y la seguridad de tener un soporte bienorganizado para futuros acuerdos, negocios o problemas legales que pudieran ocurrir en cualquier instancia.
2. IDEAS CLAVES SOBRE ACUERDO 060 Y PROCEDIMIENTO PARA LA GESTION CORRESPONDENCIA
En la lectura del video ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN- ACUERDO 060 / 2001. Las ideas claves serian:
“Como establecer los lineamientos que permitan a las unidades de correspondencia de lasentidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas, cumplir con los programas de gestión documental”.
“Leer los procedimientos para la producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de los documentos”.
“Un buen Programa de gestión documental.”
“Se abren las puertas al uso de nuevas tecnologías. Donde se contemplan la utilización de firmas digitales, eluso de los mensajes de datos y el comercio electrónico“
“Procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales: Los procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales, velarán por la transparencia de la actuación administrativa“
En la lectura del video de PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE LA CORRESPONDENCIA, las ideas claves son:
“Como Proceder para la gestión de lacorrespondencia”
“Saber clasificar los documentos”
“Aprender a distribuir los documentos”.
“Para los efectos del acuerdo se definen varios conceptos para nuevas formas de comunicación tales como: Archivo electrónico, Comunicaciones Oficiales, Correspondencia, Documento electrónico de archivo, Documento Original, Documento Público, Radicación de comunicaciones oficiales, Registro de Comunicacionesoficiales, Serie documental, Tabla de retención documental“
“Que para la adecuada prestación de los servicios ofrecidos por las Unidades de Correspondencia de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, es necesario establecer pautas que hagan efectivo su cumplimiento bajo los principios que rigen la Administración Pública”
3. PROCESO DE GESTION DE CORRESPONDENCIADEFINICIÓN DE UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
Es la encargada de gestionar de forma centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los...
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