unidad de correspondencia

UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

Unidad administrativa encargada de gestionar de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de las comunicaciones oficiales.

Atender con diligencia la administración de las comunicaciones oficiales y el servicio de información a los usuarios, marcando el inicio de la gestión documental con arreglo a los procedimientosinstitucionales previamente establecidos y propiciando el fortalecimiento y transparencia de los derechos y deberes de los ciudadanos.

FUNCIONES
Adoptar proyectos y programas para administrar adecuadamente las comunicaciones oficiales, el servicio de consulta y la conservación de documentos.
Recibir, radicar, registrar, conservar, distribuir y brindar el servicio de información sobre todas lascomunicaciones oficiales que ingresen o salgan de la entidad y vigilar que la labor se cumpla dentro de la debida reserva, con oportunidad y en orden consecutivo.
Guardar estricta reserva sobre los documentos, la información a la cual se tiene acceso y los asuntos de su competencia.
Proponer métodos, procedimientos y propender por la incorporación y uso de nuevas tecnologías, que permitanmoderniza y agilizar los procesos en la dependencia.
Prestar asesoría en materia de administración de las comunicaciones oficiales, a las dependencias que lo requieran.
Informar con oportunidad a las dependencias competentes, sobre el vencimiento de términos para dar respuesta a los trámites y solicitudes presentadas por los ciudadanos.
Radicar y tramitar las comunicaciones con celeridad,imparcialidad y respetando el derecho de turno.
Atender con prioridad a los menores de edad, discapacitados y adultos mayores, que acudan a las unidades de correspondencia con el fin de entregar y radicar comunicaciones o solicitar información sobre el trámite de su requerimiento.

SERVICIOS

Atención al usuario. Son el primer lugar a donde acuden los usuarios y ciudadanos en general con el propósitode obtener información sobre la misión, funciones y Servicios que presta la entidad, sobre los trámites administrativos o requisitos necesarios para la obtención de un servicio o la atención de un requerimiento y el tiempo y lugar donde se puede dar respuesta a la solicitud presentada.

Atención de consultas sobre el estado del trámite solicitado.

Servicio de alerta: consiste en elrecordatorio de comunicaciones recibidas, para dar respuesta oportuna a las solicitudes y velar por el cumplimiento del derecho de turno.

Préstamo de documentos: se refiere a la disposición y consulta para el usuario, de la serie documental Consecutivo de Correspondencia; se pueden utilizar controles para registrar los préstamos y para dejar constancia de los mismos en la respectiva serie.HORARIO DE ATENCION AL PÚBLICO
La unidad de correspondencia, informará el horario de atención al público. Debe ser flexible, preferiblemente en jornada continua; es importante que los horarios de servicios se encuentren en lugares visibles y de fácil y rápido acceso.

Criterios para el registro y la radicación de comunicaciones oficiales:

El registro de las comunicaciones oficiales es elprocedimiento por medio del cual, las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como:

- Nombre de la persona y/o Entidad Remitente o Destinataria.
- Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s).
- Número de Radicación.
- Nombre del funcionario responsable del trámite.
- Anexos
-Tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros.

Criterios para el registro y la radicación de comunicaciones oficiales:

La radicación de comunicaciones oficiales es el procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su...