Unidad documental
UNIDAD DOCUMENTAL
PRESENTADO POR:
AL DOCENTE:
SEMESTRE: AUXILIAR DE ARCHIVO
ANEXO 09
ENCUESTA ESTUDIO UNIDAD DOCUMENTAL
I. NOMBRE DE LA OFICINA
1. Ubicación dentrode la estructura orgánica: En el organigrama queda sobre el director de la IPS y la enfermera jefe líder, los cuales están a cargo de todo lo relacionado con la parte administrativa de la IPS.
2.Fecha de la última organización de funciones: Abril 2010.
3. Acto administrativo: Crear, ubicar, custodiar y salvaguardar la reserva de cada historia clínica.
4. Funciones: Ordenar,crear, clasificar, aplicar normas archivistas, almacenar en el sistema, archivar, atención al cliente interno y externo.
5. Unidades documentales que tramita: Hojas de evolución médica, historiasnuevas de odontología, historia de psicología, historia de nutrición, historia de agudeza visual, historia de riesgo cardiovascular.
6. ¿Realizan selección y descarte documental?: Si.
7.Sistema de organización de los archivos de gestión: Por digito terminal.
8. ¿Qué volumen documental se produce anualmente, en promedio?: 218.000 metros lineales: 600cm.
II. UNIDAD DOCUMENTAL(U.D.)
1. Oficina productora: Todas las especializadas.
2. Nombre de la unidad documental: Historias clínicas.
3. Función de la oficina que genera o tramita: organizar, procesar yarchivar.
4. Caracteres externos:
a. Soporte: Papel.
b. Formato: Expediente, documento simple.
c. Ordenación: Por crear, orden cronológico de menor a mayor, cada historiaclínica se subdivide en sus diferentes actividades.
d. Estado de conservación: No muy buena, debido a la ubicación de un sitio pequeño y estrecho.
5. Normas que regulan la producción, eltrámite y la conservación: a través de administración documental, archivo general de la nación, la superintendencia, la fiscalía y el comité.
6. Tramite: Original, sin copia
7. La información...
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