Uniones temporales contable y tributario

UNIONES TEMPORALES Consideraciones contables No existe actualmente disposición que obligue a los consorcios y uniones temporales a llevar libros de contabilidad. En el caso de los consorciados o miembros de la unión temporal se debe tener en cuenta la reglamentación aplicable a cada uno. El Consejo Técnico de la Contaduría Pública considera conveniente que los consorcios y uniones temporaleslleven contabilidad en forma independiente de sus miembros, donde se discriminen los movimientos de cada miembro del consorcio o unión temporal, lo cual les permite a los administradores y a los consorciados o miembros de la unión temporal conocer los resultados de la gestión, los resultados del contrato, la participación de los miembros en los ingresos costos y gastos y en los derechos, obligaciones,activos, pasivos y/o contingencias. Adicionalmente, es conveniente llevar contabilidad por las siguientes razones: • Permite reportar en forma unificada los costos incurridos, las deducciones que se deriven de los contratos y los ingresos obtenidos. • Facilita cumplir con las obligaciones tributarias. • Permite obtener información oportuna y confiable para la toma de decisiones. • Permite contarcon antecedentes para otras licitaciones. • En los procesos tributarios la prueba contable es un medio idóneo y eficaz de comprobación. • Aporta seguridad para cada uno de los miembros en cuanto al conocimiento patrimonial y el control en la distribución de los ingresos, costos y gastos de las operaciones realizadas por el consorcio o unión temporal. Al momento de constituirse un consorcio o unióntemporal se debe tener cuidado en: • Analizar las cláusulas del contrato e identificar las responsabilidades y obligaciones que se adquieren en forma directa, así como las adquiridas por cada uno de sus miembros. • Determinar si el consorcio o unión temporal es responsable del IVA con el objeto de crear las cuentas correspondientes. • Determinar el porcentaje (%) de participación que tendrán losmiembros en los ingresos, costos y gastos. • Diligenciar el Registro Único Tributario y solicitar el NIT correspondiente. Registrar los libros oficiales del consorcio o de la unión temporal ante la DIAN (concepto DIAN No.42416 del 25 de noviembre de 1999). Registros Contables En el proceso contable para los consorcios y uniones temporales, de deben tener en cuenta, entre otros, los siguientesaspectos: • La contabilidad debe reflejar los anticipos y/o giros efectuados a cada uno de los miembros. • Cada miembro debe manejar una cuenta deudora y/o acreedora transitoria para registrar temporalmente las transacciones con el consorcio o unión temporal, la cual debe estar adecuadamente conciliada. • Constituir las provisiones que garanticen el cumplimiento de las obligaciones que puedenpersistir a la ejecución del contrato (garantías). • Clasificar los costos y gastos del consorcio y los consorciados como deducibles y no deducibles, al ser distribuidos y reportados a cada uno de los consorciados o miembros de la unión temporal. • Registrar en cuentas de orden todos los derechos y obligaciones contingentes y las de control que se consideren necesarias. • En consideración a laresponsabilidad del IVA, es recomendable que sea el consorcio quien realice las compras de bienes y servicios que den derecho al impuesto descontable (en cuyo caso las facturas de venta y documentos equivalentes deberían ser expedidos a nombre del consorcio o unión temporal). • Cada consorciado o asociado debe registrar inicialmente en cuentas de orden su participación total en el contrato y en la medida quese desarrolle el mismo, realizar los registros contables correspondientes. • En la medida que el consorcio o unión temporal adquiera derechos y obligaciones en relación con el desarrollo del contrato, los consorciados o asociados deberán incorporar en su contabilidad dichas cuentas de acuerdo con su participación. Los contratos de construcción por su naturaleza son los que más utilizan estas...