Univercitario

República Bolivariana de Venezuela
Ministerio del Poder popular para la Educación
U.E.N 25 de Marzo
San Mateo - Aragua

IMPORTANCIA DE LA OFICINA EN LA ORGANIZACIÓN

Omar González
3 año sección B

INTODUCCION

El conjunto de procedimiento y habilidades que debe conocer el oficinista para organizar y desarrollar eficientemente su trabajo de la oficina nos lleva a lastécnicas de oficina que se aplican en todos y cada uno de los cargos de oficina, es decir, en las diferentes ocupaciones necesarias según el objeto de la empresa, en el correcto funcionamiento de una oficina cualquiera que sea su naturaleza de sus actividades, se consideran 3 factores esenciales que son: equipo humano o persona de trabajo, equipo material o equipo de trabajo, equipo mecánico o maquina dela oficina
El objetivo general es asistir en las actividades secretariales desarrolladas en la oficina, recibiendo, chequeando, clasificando, distribuyendo, archivando, registrando, y transcribiendo documentos, a fin de apoyar las actividades técnicas y administrativas de la unidad.

DESARROLLO

LA OFICINA DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN


1) Que es una oficina y cuál es la importanciaque tiene dentro de un negocio
La oficina es el local destinado para realizar trabajo de tipo administrativo; se le considera como el centro nervioso de la empresa, por cuanto es el sitio donde se procesa la información con el propósito de obtener los datos de la administración necesita para la toma de dediciones. La oficina está constituida por dos componentes esenciales como recursosbásicos; uno es el factor humano, es decir, un grupo organizado de personas dotadas con conocimiento y cualidades necesarias para planificar, organizar, dirigir, coordinar y controlar ciertas actividades inherentes al manejo de información acorde con la naturaleza, objetivo y fines de la empresa o institución ; el otro , es la dotación, compuesta por el mobiliario materiales y equipos necesarios, talescomo mesas, sillas, escritorios, maquinas de escribir, computadores , teléfono, télex, fax, archivadores, fotocopiadora, artículos de escritorio, etc. Los objetivos del trabajo de información se obtienen integrando los recursos básicos a la aplicación de las funciones gerenciales de planificación, organización, actuación y control, en relación con los intereses de la empresa o Institución.
Eltamaño de una oficina y la complejidad de las tareas que en ellas se llevan a cabo, varían de acuerdo con el volumen y variedad de la información procesada, y según el tipo y dimensiones de la empresa. Su organización obedece a las necesidades de la empresa que sirve. Usualmente, una empresa o institución compleja esta organización en departamentos que trabajan en forma coordinada y en los cuales serealiza una gran variedad de tareas.

La oficina está a cargo de un profesional especialista en la administración de la información. Un gerente responsable de las funciones administrativas típicas de su cargo, con apoyo de la alta gerencia, para prestar un servicio de información. Las actividades específicas que corresponden a la gerencia de información son muy numerosas; entre ellas seencuentran las siguientes:

1. determinar cuál es la información que debe hacerse circular, donde, cuando y a quien
a. crear sistemas, procedimientos y métodos adecuados
b. Buscar formas para la simplificación del trabajo en la oficina
c. Diseñar reportes y formatos adecuados para registrar la información que se genera en la oficina.

2. Describir sobre el tipo deprocesamiento que se va a utilizar
a. Seleccionar y utilizar las maquinas adecuadas para el manejo de la información
b. Implantar el procesamiento integrado de datos
c. Distribuir convenientemente la información
3. Implantar una administración eficaz para los datos
a. Archivar los documentos fuentes de la información generada y recibida
b. Custodiar y conservar la información de...