Universitaria

TEMA N° 8
MANUALES ADMINISTRATIVOS

8.1. DEFINICIONES Y CONCEPTOS.-Para explicar en qué consiste un manual es conveniente analizar la opinión de algunos autores, a fin de contar con alguna idea más amplia que nos permita aclara estos conceptos.
Agustín Reyes Ponce: opina que el concepto de un manual es de suyo empírico, variable y fácil de comprender “significa un folleto, libro,carpeta, etc. en los que de una manera fácil de manejar (manuable) se concentran en forma sistemática, una serie de elementos administrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta que se pretende entre cada grupo humano en la empresa”
Graham Kellog. “El manual a presenta sistemas y técnicas específicas, señala el procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personalde oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempeña responsabilidades específicas, un procedimiento por escrito significa establecer debidamente un método estándar para ejecutar algún trabajo”.
Un manual es un conjunto de documentos que partiendo de los objetivos fijados y las políticas implantadas para lograrlo, señala la secuencia lógica y cronológica de una serie de actividadestraducidas a un procedimiento determinado indicando quien lo realizara, que actividades han de desempeñarse y la justificación de todas y cada una de ellas, en forma tal, que constituyen una guía para el personal que aj de realizarlas.
Los manuales de organización son elementos básicos de referencia y de auxilio en la empresa para obtener el control deseado de los esfuerzos del personal.
Pormedio de estos manuales pueden proporcionarse al personal sus deberes y responsabilidades, los reglamentos de trabajo, políticas y objetivos de la empresa en una forma sencilla directa y autorizada.
El manual de organización es un registro de informes e instrucciones que utilizan para orientar los esfuerzos humanos.
El manual de organización es aquel donde se tiene la tarea de organizar,delegar, supervisar, y vitalizar o estimular.
El manual de organización es la concentración de las cartas de descripción del método.
Por lo general en la administración pública y privada las organizaciones y los procedimientos de las diferentes entidades están determinados de una manera amplia y en ocasiones confusa, en las normas legales, reglamentarias y administrativas que se han idoestableciendo en el transcurso del tiempo.
Los manuales administrativos no son duplicaciones de los instrumentos legislativos o legales tales como las leyes decretos, reglamentos u órdenes que son muy específicos por su naturaleza misma y están desprovistos de explicaciones, antecedentes y materiales de divulgación, los manuales administrativos son instrumentos que contienen información sistemáticasobre la historia, objetivos políticas, funciones, Estructura y especificación de puestos y/o procedimientos de una institución o unidad administrativa y que conocidos por el personal sirvan para normar su actuación y coadyuvar al cumplimiento de los fines de la misma.
De lo anterior se pude decir que el reglamento es un instrumento de naturaleza jurídica y los manuales administrativosconstituyen instrumentos para la ejecución correcta de las taras de oficina.
VENTAJAS DE SU USO:
1. Logra y mantiene un sólido plan de organización.
2. Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.
3. Facilita el estudio de los problemas de organización.
4. Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación delas modificaciones necesarias en la organización.
5. Sirve como una guía eficaz para la preparación, clasificación y compensación del personal clave.
6. Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la organización.
7. Evita conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposición de funciones.
8. Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los...