Universitario

INTRODUCCIÓN

En cipas vamos a aplicar los núcleos temáticos analizados y estudiados previamente, estos conocimientos adquiridos representan una herramienta que un administrador debe emplear durante la fase de formulación e implementación de las funciones administrativas de Dirección y Control

En el desarrollo de los núcleos temáticos analizados, comprendimos que una de las diversasherramientas que el administrador tiene a su disposición durante el proceso administrativo es la de las preguntas.

Formular e implementar el proceso de la Dirección y el Control Haciendo Preguntas

El escritor R. Kipling en su verso de introducción a su historia «The Elephant's Child» escribió:

Tengo seis servidores muy honestos

(Me enseñaron todo lo que sé);

Sus nombres son Qué y Porqué, y Cuándo

Y Cómo y Dónde y Quién…

Esto establece en palabras sencillas las acciones clave por medio de las cuales todos los administradores obtienen la información que constituye el ingrediente básico esencial del proceso de Dirección y Control. De esta información se sacarán, finalmente, todas las conclusiones, evidencias y resultados del análisis de estas funciones administrativas en unaempresa.

Estos seis servidores del administrador, cuando se utilizan correctamente, no sólo serán herramientas fundamentales para recoger la información, sino que además serán la clave para la construcción de las preguntas e indicadores.

Hacer una pregunta es un proceso tan natural que, con frecuencia, se olvidan algunas de sus necesidades.

Podemos empezar a analizarlo, utilizando comoejemplo esa vieja pregunta trampa, « ¿Has dejado de darle palizas a tu mujer?».

La pregunta está estructurada para forzar una respuesta de «sí» o «no», pero está cargada en contra del que contesta.

Si utilizamos a uno de estos seis honestos servidores, por qué, y le hacemos la pregunta, quien interroga recibirá una respuesta mucho más informativa, por ejemplo: « ¡Porque hemos dejado de jugaral tenis juntos! »

Los administradores deben saber que las preguntas que producen una sencilla respuesta de «sí» o «no» tienen límites y deben utilizarse con muchísimo cuidado. La elección del «servidor» correcto influirá también en el valor de la respuesta.

¿Qué?

Kipling la coloca primera en su verso y, sin duda alguna, es fundamental para el administrador que desea iniciar el procesode recogida de información de una forma eficaz.

Empezar preguntando ¿Por qué hace usted, esto? Implica un cierto grado de presunción de que la acción se considera sospechosa, y es casi seguro que producirá resentimiento; preguntar ¿Qué es lo que hace usted? atraerá el interés de la persona a la que se le pregunta, haciendo. Que se relaje y se convierta en un participante en el proceso decontrol.

Para los propósitos de comprensión, sólo puede aplicarse el «por- qué» después de haber utilizado el «qué».

¿Por qué?

La adición de esta corta palabra aumentará las respuestas obtenidas, hasta un grado absolutamente fuera de proporción con su tamaño.

Por ejemplo, cuando se piense en la circulación de algún informe de rutina, preguntar ¿Se repartirá a los de la lista dedistribución? dará respuestas de «sí» o «no».

Si se pregunta ¿Por qué se reparte este informe a esta lista de distribución? proporcionará al auditor mucha más información y pistas que podrá utilizar en ulteriores líneas de pregunta.

Incluso unas respuestas tan simples como «No tengo ni idea», o «Siempre se ha hecho así» empiezan a indicar que existe una falta de comprensión, un fallo de formación,instrucciones o procedimientos insuficientes y otros problemas en la puesta en práctica y eficacia del sistema.

Así pues, el uso del por qué permitirá que el administrador obtenga una medida de la comprensión y propósito de los procesos.

Si utiliza estos dos vocablos conjuntamente, el administrador puede conseguir comprender lo que se está haciendo y los objetivos de este trabajo. Pero,...