Urgente vs. Importante

Urgente vs Importante: el estratégico “NO”

Autor: Norberto Figuerola
Para los gerentes de proyecto, decir “No” es a menudo la palabra más difícil para decirle a
un cliente o interesado. A menudo se prefiere la estrategia clásica de “sí, pero … ” como
la más suave, y más amable alternativa. Decir “No”, sobre todo en el ámbito laboral
suena como duro, reticente, indicaría falta decooperación y ser negativo.
Por eso decimos, "Sí." y lo que continua lógicamente, es que nuestro trabajo se ha salido
de control, que no tenemos sentido de prioridad, y estamos trabajando en solicitudes de
clientes o interesados que no son importantes. Decir que no, cuidadosamente, puede ser
la capacidad más infravalorada de nuestros tiempos.
Y sin embargo, para muchos de nosotros, ha llegado el momentocomo profesionales de
dejar a un lado el “SI” rotundo o el “sí, pero …” y aventurarnos en el mundo del “NO”. En
un mundo de exigencias implacables y opciones infinitas, nos corresponde dar prioridad a
las tareas que agregan mayor valor. Eso también significa decidir qué dejar de hacer y en
qué ocupar mejor nuestro tiempo.
"Más que nunca, somos prisioneros de lo urgente." Todos los días, nosvemos afectados
por reuniones de trabajo estériles, enormes cadenas de correo electrónico, pedidos
imposibles o exigencias que van más allá de nuestro trabajo o alcance, en lugar de
ocupar nuestro tiempo en el tipo de trabajo adecuado, que esté alineado con la estrategia
de la organización o proyecto y que proporcione el retorno de la inversión más fuerte.

Creo que las personas no hanaprendido a decir "no" de manera apropiada. Prefieren el
“si, pero….” como respuesta más elegante. Pero a lo largo de mi carrera he observado
con frecuencia que las personas (clientes, jefes, etc.) tan pronto le ofrecemos como
respuesta un “sí, se puede hacer; pero eso costará unos cuantos (pesos o días) más”,
aparentemente escuchan sólo la primera mitad de la ecuación. Parecen mucho másinteresados en la capacidad de que podemos hacerlo sin interesar las consecuencias.
Como resultado, cuando llegamos con el resultado con mayores costos o fuera de tiempo
llegan las quejas.
La realidad es que cualquier relación de negocios es una calle de dos vías. Tenemos la
oportunidad de generar el apoyo de nuestros clientes, pero en muchos casos, sólo se
puede lograr ese apoyo si se fijan límitesclaramente. La Guía PMBOK® menciona dentro
del área de conocimiento de Alcances el término “límites del proyecto”, que se define
como “lo que el proyecto no es”. El hecho de que el PMI® reconoce la necesidad de
definir cuáles son los límites del alcance del proyecto, hace saltar las alarmas para
nosotros como administradores, sobre el hecho de definir claramente lo que no forma
parte denuestro trabajo. Tal vez decir “no” es la única alternativa para separar las
urgencias o pedidos innecesarios de aquellas tareas que son verdaderamente
importantes. Recuerde los famosos siete hábitos de la gente altamente efectiva de
Goleman “separar lo urgente de lo importante” y “primero lo primero”.
Por supuesto, no podemos empezar a decir "no" sólo porque queremos (o porque nos
hace sentir máspoderosos). Cuando se trata de la gestión de proyectos tiene que haber
un poco de estrategia y negociación. No dude en empezar con un “sí, pero …” , pero
reconozca que si su interlocutor sea quien fuese, no está dispuesto a aceptar o reconocer
su “pero” como premisa, entonces, en última instancia, tendrá que recurrir a un “no”
rotundo. Practique la forma de cómo va a decir “no”. Ejemplo: “No,yo no puedo hacer
eso, porque supera mi [capacidad, mandato, contrato, tiempos, contingencia, etc.]. Yo
premio nuestra relación, pero lo solicitado está por fuera de lo que yo puedo hacer”.

Al respecto, hay dos pautas importantes para decir "no":
1. Saber cuándo decir no. Es importante saber qué tipos de trabajos tienen prioridad
dentro del proyecto para su equipo, así como la cantidad...