Uso De Estándares Abiertos Para Intercambiar Información Entre Sistemas De Archivos Históricos

USO de estándares abiertoS para intercambiAR información ENtre

SISTEMAS DE ARCHIVOS HISTÓRICOS

ADRIAN CID ALMAGUER1, LARITZA CABRERA BARROSO1, YOANI SANTANA LEYVA1, REYNIER PERNÍA RODRÍGUEZ1

1UNIVERSIDAD DE LAS CIENCIAS INFORMÁTICAS, LA HABANA, CUBA.

*AUTOR PARA CORRESPONDENCIA: ADRIANCID@UCI.CU, 3RA NO. 7 ENTRE 4TA Y 6TA VERSALLES, SANTIAGO DE CUBA, CUBA

RESUMEN

“USO DE ESTÁNDARESABIERTOS PARA INTERCAMBIAR INFORMACIÓN ENTRE SISTEMAS DE ARCHIVOS HISTÓRICOS” BRINDA UNA PROPUESTA DE SOLUCIÓN A NIVEL DE SISTEMAS INFORMÁTICOS QUE PERMITE LA DESCRIPCIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO UTILIZANDO NORMAS Y ESTÁNDARES INTERNACIONALES, BUSCANDO DE ESTA MANERA GARANTIZAR EL INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN ENTRE DIFERENTES INSTITUCIONES PARA CONTRIBUIR A LA CONSERVACIÓN Y DIFUSIÓN DE LADOCUMENTACIÓN ALMACENADA EN SUS FONDOS DOCUMENTALES.
Para garantizar la elaboración de descripciones coherentes y facilitar la recuperación y el intercambio de información sobre los documentos de archivo, se utilizó la Norma Internacional General para la Descripción Archivística ISAD(G). Para lograr el intercambio de estas descripciones se utilizó la Descripción Archivística Codificada EAD.
Palabras Clave:Archivos Históricos, EAD, Interconexión, ISAD(G)


Use of open standards for exchanging information between HISTORICAL ARCHIVES SYSTEMS

ABSTRACT:

"USING OPEN STANDARDS FOR INFORMATION EXCHANGE BETWEEN HISTORICAL ARCHIVES SYSTEMS" PRESENTS A PROPOSE OF SOLUTION A LEVEL OF COMPUTER SYSTEMS THAT ALLOWS THE DESCRIPTION OF DOCUMENTS OF ARCHIVES USING RULES AND STANDARDS, THEREBY SEEKING TO ENSURETHE EXCHANGE OF INFORMATION BETWEEN DIFFERENT INSTITUTIONS TO CONTRIBUTE TO THE PRESERVATION AND DISSEMINATION OF DOCUMENTS STORED IN THEIR DOCUMENTARY FONDS.
To ensure the development of consistent descriptions and facilitate the retrieval and exchange of information on the documents of archives, we used the International Standard for Archival Description General ISAD (G). To achieve the exchangeof these descriptions we used the Encoded Archival Description EAD.
KeyWords: EAD, Historical Archives, Interconnection, ISAD(G)

INTRODUCCIÓN

Los archivos recopilan, conservan y difunden información registrada, generada ó recibida por una entidad, grupo o persona en función de las actividades que ésta realiza (Mejía, 1994).
Los archivos tienen la misión de ser fuentes primarias de ilustración ymejoramiento para todos los sectores de la comunidad, en tanto contienen información en documentos que son textos de primera mano, que pueden y deben aprovecharse en el trabajo creador, por parte de investigadores y estudiosos. Los archivos sirven para descubrir la verdad, para encontrar versiones sobre acontecimientos y son útiles para las investigaciones.
Toda persona desde su nacimiento iniciauna relación con la documentación que se acrecienta en el transcurso de su vida, esta relación le permite ejercer como ciudadano. Igual sucede con las entidades y organizaciones al crearse y emprender sus actividades. Su creación, existencia, desempeño y desaparición son siempre demostrables a través de documentos.
En un ámbito más amplio, es esencial que un país mantenga un registro permanente desus derechos y obligaciones en relación con otros Estados y con la comunidad internacional en su conjunto. Si no se conservan los tratados, convenios y demás acuerdos internacionales o no son de fácil acceso, se presentarán desaveniencias con otros Estados y controversias y conflictos internacionales (Rhoads, 1983).
Actualmente los Archivos Históricos de todo el mundo están muy vinculados al usode las Tecnologías de la Informática y las Comunicaciones (TICs) generando una tendencia a la digitalización de la documentación con el fin de preservarla y difundirla, evitando su manipulación directa y deterioro. Ello provoca un aumento considerable del volumen de la información digital almacenada y del esfuerzo para encontrar algún elemento; lo que hace necesario que surjan nuevas formas de...