Usos y aplicaciones de los manuales administrativos

PRESENTACIÓN

Con lo establecido en la asignatura “Elaboración de manuales y políticas de procedimientos” de la Licenciatura en comunicación de la División Académica de Educación y Artes, en la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco, el equipo dos, integrado por Carlos Darwin Arcia Olivares, Luis Ángel García Domínguez, Belkis Serra Ricardez, Concepción Torres Cruz, Carlos Alberto Cruz Regil yCesar Alberto Jiménez, del 8° semestre, grupo “E” ha creado este manual administrativo para la empresa “Diario de la tarde” el cual proveerá a esta empresa de una herramienta eficiente que ayude al máximo aprovechamiento de las actividades realizadas en el área de fotomecánica conocida como un área laboral dentro de la misma.

Este manual cuenta con la información necesaria para que el usuarioo nuevo empleado pueda organizarse y comprender cada una de las actividades así como las funciones y procedimientos a seguir de acuerdo con lo establecido por los directivos de la empresa. La información incluida es información recaudada dentro de las instalaciones, verificada por los actuales empleados que se ocupan de la actividad antes mencionada o cualquier otra en el caso de que estaactividad sea cambiada.

Este manual es una guía (como hacer las cosas) de trabajo y es muy valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso, en esta el usuario podrá encontrar, actividades, procedimientos, pasos, así como conceptos e información necesaria en la que se establezca la responsabilidad y control de dicha actividad, así como el establecimiento de las reglas generales de seguridad y lasformas en las que el usuario puede cumplir satisfactoriamente con su trabajo.

La implementación de este manual sirve para aumentar la certeza de que el personal utiliza los sistemas y procedimientos administrativos prescritos al realizar su trabajo.

USOS Y APLICACIONES DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS
El desarrollo de manuales administrativos involucra generalmente las siguientes etapas:
•Preparación del trabajo.
• Planificación del trabajo.
• Elaboración.
• Revisión.
• Aprobación.
• Producción.
• Distribución y difusión.
• Actualización del manual.

a) Preparación del Trabajo
La preparación previa implica asignar la responsabilidad por la elaboración del manual y determinar sus usuarios y objetivos.

Determinar el Responsable de la Elaboración
Es recomendable asignarla responsabilidad por la elaboración de manuales en forma expresa. A menos que se trate de un manual parcial o muy pequeño, es recomendable que se asigne esta responsabilidad a un equipo de trabajo, con un coordinador que actúe como redactor responsable. En particular, en las organizaciones en las cuales existe una unidad interna de Organización y Sistemas la elaboración del manual es parte de sustareas, así mismo en las organizaciones que establecen un sistema de gestión de la calidad la responsabilidad última por la elaboración y desarrollo de los manuales generalmente descansa en el Comité de Calidad. En otras ocasiones, se puede recurrir a asesores externos para su elaboración.

Determinar los Usuarios y el Objetivo del Manual
Todo manual tiene por objetivo satisfacer lasnecesidades de información de un grupo específico vinculado a la organización respecto a un determinado tema. Con base en este objetivo se selecciona su contenido, se determina qué información debe incluirse y se elige el formato más apropiado.
Para determinar el objetivo, el primer paso es identificar quiénes necesitan información sobre un determinado tópico. De esta forma se identifican los usuarios delmanual: quienes lo utilizarán en el futuro.
Los usuarios del manual a elaborar pueden ser internos o externos a la organización y pueden tener diferentes intereses y grados de participación en el tema a tratar, lo que genera diferentes abordajes para la información.
Los procedimientos que se desarrollan en la Bedelía de una Facultad pueden dar origen, por ejemplo, a dos manuales diferentes:...