VALORACION DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO

SEMINARIO SOBRE VALORACION DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO.
LA VALORACIÓN
FUNDAMENTO TEÓRICO DE LA ARCHIVÍSTICA
La valoración junto con el principio de procedencia en sus dos dimensiones: el respeto de los fondos y el respeto del orden original y el ciclo de vida de los documentos: con las tres edades de los documentos, son considerados los fundamentos teóricos de la Archivística que siguen vigentesante el embate de las nuevas tecnologías en la era de la información en que la que estamos inmersos. En esta ocasión, me ocuparé de la valoración, vista no como un proceso meramente mecánico, reducido a la elaboración de tablas de plazos de conservación sino como todo un cuerpo teórico, producto de una profunda reflexión.
Por lo que se hará un análisis de los enfoques más recientes en cuanto a lavaloración y el impacto de las nuevas tecnologías de la información, como uno de los retos que se le presenta a la Archivística en la sociedad de la información.
enfoques recientes sobre la valoración
El término valoración se ha asociado con los de selección, descarte y expurgo, en distintos momentos de la evolución de la Archivística como disciplina y según las distintas tradiciones perosiempre han jugado un papel importante, las formulaciones hechas por Theodoro Schellenberg en 1956 y que han sido recogidas y reinterpretadas dentro de distintos contextos. En ese sentido, se considera a Schellenberg como uno de los teóricos más influyentes en cuanto a la valoración que recoge el pensamiento de Hilary Jensinkon, en el sentido de ver a los archivos como evidencia imparcial y de KarlOtto Muller, para quien lo que no merece preservarse nunca debería ser admitido en un archivo. (Kolsrud 1992: 30).
La formulación que hace Theodoro Schellenberg de los valores primarios y valores secundarios y especialmente de los valores evidenciales y los valores informativos, ha sido el punto de partida para la valoración dentro de muchos contextos y objeto de una amplia discusión en las últimasdécadas. (Klep 1992: 63).
La valoración por lo tanto, implica un trabajo de cuidadoso análisis y de erudición y no un mero procedimiento como lo ven algunos; ya que implica entender factores como: la historia del creador de documentos, las funciones, las atribuciones legales, la estructura organizacional, los procesos de toma de decisión, los procedimientos de creación de documentos, lanaturaleza, organización y administración de los documentos y los cambios ocurridos en el tiempo.
En los últimos diez años se ha dado especialmente en el mundo anglosajón, una reflexión teórica sobre la valoración que busca superar las consideraciones prácticas en la valoración de documentos pues no sólo son importantes las razones de tipo financiero o de tipo cultural en la determinación de qué seconserva y qué se elimina sino que también es necesario controlar la proliferación de documentos y extraer información de ellos. Por ejemplo, es necesario tener conocimiento claro de la estructura organizacional para determinar qué organismo produjo cuáles documentos y con qué propósito, con el fin de encontrar los procedimientos que fueron utilizados en su creación; así como, investigar la historiaadministrativa, la genealogía de la administración, lo que nos permite descubrir las actividades que producen los documentos.
Algunos plantean modelos de valores que van más allá de los valores primarios y secundarios enunciados por Schellenberg especialmente en cuanto al valor evidencial que nos informa sobre la historia de la institución y su organización y funciones, como es el caso de Paul Klep;quien reemplaza la distinción entre valores primarios y valores secundarios, por una valoración desviada de la práctica burocrática y de tipo administrativo, basada en un cuidado de nuestra cultura que permite tener la posibilidad de valorar los documentos en un sentido simbólico, en términos de estilo, mentalidad y carácter, como expresión de su tiempo. (Klep 1992 : 64)
La teoría de la...