Variados

Día del evento, detalles tras bastidores.
La logística del día del evento tiene un alto nivel de complejidad. Se deberán designar sub-comités y cada uno con un responsable para cada una de lasdiferentes actividades. Así mismo, cada actividad tiene requerimientos de materiales. Es importante que se asigne al responsable con al menos una semana de anticipación al evento para que dichoresponsable persiga todos los materiales necesarios.
Se anexa un documento, Anexo 8.3 – Responsables y requerimientos de materiales, en el cual se detallan algunos de los subcomités que aquí se abordan.Las actividades son:
- Registro
El registro es la actividad más compleja del evento pues se deben recibir a 400 personas en 30 minutos, entregarles sus materiales y evitar en lo posible lafrustración que se asocia con estos procesos.
El registro se hace complejo al incentivar la participación de 2 personas por familia. Habrá casos en que:
o Se registraron 2 personas y pagaron
o Se registraron2 personas pero no pagaron
o Se registraron 2 personas y pagaron sólo que de la segunda persona no se tiene el nombre
Esto se solucionó con varios lineamientos. Sólo se entregarán materiales apersonas que ya estén identificadas como pagadas. Para esto se definieron 3 líneas: la primera para personas cuyo apellido sea de la A-G, otra para personas cuyo apellido sea de la H-Z y otra de“Especiales”. La de especiales será para invitados VIP así como para todos aquellos cuyo nombre no quedó registrado en el sistema por una u otra razón.
Al ser tan claros y estrictos que en las filas A-G, H-Zy Especiales sólo se recibirán personas que están pagadas, se instruyó un cuarto sitio, alejado de las 3 filas, incluso oculto intencionalmente, el cual designamos como “Aclaraciones”. En este lugarde “Aclaraciones”, se recibían fichas de depósito o se aclaraban confusiones. Por ejemplo, alguien que mencionara que sí pagó y envío su comprobante de depósito pero que aparece como “no pagado”...