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¿Qué es archivar?
ARCHIVAR. Arte de colocar y conservar en un mismo orden, debidamente clasificada toda correspondencia, documentos y otros papeles relacionados con un individuo o firma, con cierta división geográfica, o sobre determinado asunto, etc. De esta forma estarán protegidos contra deterioro destrucción o pérdida y que a la vez facilite su localización y manejo.
Objetivosprimordiales:
1- Proporcionar un lugar seguro y permanente para los documentos.
2- Conservar juntos, en un mismo lugar, todos los documentos relacionados con determinado asunto, lugar, individuo, firma o institución.
3- Localizar los documentos en el instante en que se solicitan.

IMPORTANCIA DE LOS DOCUMENTOS Y NECESIDAD DE ARCHIVARLOS

a) Para la empresa moderna, los documentos, cartas, etc., serelacionan con negocios.
b) El respaldo de cualquier transacción, asunto, etc., lo constituye el acuerdo o constancia por escrito de la operación.
c) Para referirnos a asuntos tramitados con anterioridad, debemos conservar información en los archivos.
Origen del archivo
1. Primeras civilizaciones y su uso del archivo
El estudio de los archivos y su documentación es tan antiguo como laorganización social de la humanidad. Sus orígenes podrían remontarse a la aparición de la escritura. Los primeros archivos aparecen con los primeros Imperios. Eran una herramienta de control de la población y de la riqueza.
Desde las monarquías surgidas en el Asia Anterior hasta el Bajo Imperio Romano, pasando por las civilizaciones egipcias y griega, se tiene constancia de la existencia de archivos y defondos organizados.
Los primeros documentos son documentación legal (leyes), documentación de control de las personas (padrones), documentación de hacienda (censos, catastros, títulos de propiedad). También hay mucha documentación militar (registros de soldados, quintas) y mucha documentación privada.
Las excavaciones de Tell Hariri, Ras-Shamra o Nipur han dejado muestras de la existencia dearchivos en la antigüedad: archivos reales, de los templos e incluso bancarios. Las excavaciones de Ugarit son las únicas que han dejado constancia de la organización de los fondos.
En total se han excavado cerca de 400.000 tablillas de arcilla. Los Sumerios, los Arcadios y los Babilonios escribían sobre ellas. Eran tablas rectangulares con esquinas redondeadas y se escribía estando blandas. Escribíancon un punzón metálico. Se usaba la escritura cuneiforme. A veces se escribía sobre madera, marfil y pieles.
Los archivos y documentos estaban a cargo de los Escribas. Eran una clase dirigente que se originan en el servicio a los templos. En Ur, el archivero era además inspector de canales.
Se crean depósitos especiales para los archivos. Se buscaba que tuvieran una climatización adecuada. Lastablillas se colocaban en las paredes sobre estanterías de obra recubiertas de asfalto. También se colocaban en nichos independientes. Se les mete en cajas de madera, cestas de paja, jarras de arcilla.
¿Tipos de archivo?
En el ámbito de la informática se define como archivo a un conjunto de datos organizados que, una vez almacenados, se pueden utilizar a través de las distintasaplicaciones.Existen distintas clasificaciones de archivos, algunas de ellas son las siguientes:
De acuerdo a sus elementos se encuentran:
Archivos de entrada: estos archivos están compuestos por una serie de datos almacenados en un dispositivo de entrada.
Archivos de salida: estos archivos contienen aquella información que se la visualiza desde la computadora. Archivos de situación: estos archivos contieneninformación que es actualizada constantemente. Archivos constantes: estos archivos están conformados por registros cuyos campos son fijos o bien, de baja frecuencia de variación. Archivos históricos: está compuesto por  datos que varían en el tiempo y con información de los archivos actualizados. Archivos de movimiento: esta clase de archivos se utilizan junto con los constantes y poseen en...