variados

Las minutas o actas son meramente un récord de las acciones tomadas, no de lo dicho por los presentes durante una conversación. Las minutas representan un registro auditable del quehacer y de lahistoria oficial de una organización. Las minutas no deben reflejar la opinión personal de aquel que las prepara y todas las acciones registradas deben ir al punto y escritas en el orden en queocurrieron.

Las minutas se escriben en tercera persona y comúnmente se conservan en un Libro de Minutas. Podrán ser escritas en un papel 8 ½ x 11 y archivadas de forma cronológica.

CONTENIDO DE UNA MINUTAFecha, hora y lugar del la reunión
Tipo de reunión (ordinaria, extraordinaria, etc.)
Nombre del comité o departamento
Miembros presentes y ausentes
Nombre del oficial que preside
InvitadosHora de la llamada al orden y por quién
Aprobación y enmiendas de minutas anteriores
Informes de oficiales y comités
Asuntos completados
Asuntos pendientes
Asuntos que requieran seguimiento ymiembros asignados para ello
Decisiones tomadas (palabras exactas de las propuestas, resoluciones y menciones, si se secunda una moción, conteo de votos, resumen de asuntos discutidos)
AnunciosHora del cierre de la reunión
Fecha de la próxima reunión
Nombre de la secretaria o Taquígrafo de Récord
Asuntos misceláneos tales como invocaciones y aprobación de agenda
DISPOSICIONESGENERALES

El cuerpo de la minuta debe contener lo siguiente:

Un párrafo para cada asunto discutido, indicando todas las mociones y resoluciones con las palabras exactas que fueron utilizadas por laspersonas que las esbozaron.

El nombre de la persona que realiza la moción debe ser incluido y el de las personas que la secundan.

Se debe indicar si las mociones fueron aprobadas o no aprobadas.Las mociones retiradas no deben ser registradas, a menos que hayan sido debatidas. Todas las mociones principales son registradas, incluso las que no fueron aprobadas.

Los diferentes informes...