Vario

(01)Flujograma del Proceso Gestión Documental “Tratamiento de la Documentación Entrante de Terceros”
Personal Personal Requisitos Generales: Firmado, Nombre del Destinatario, Asunto, Lugar deNotificación Anotar los índices del documento, No. Ingreso, Fecha, Remitente, Asunto, Unidad Destinataria, Proceso 05 Agregar al Doc. Físico la Boleta de Recibo 06 Digitalizar el Documento 07 RealizarControl de Calidad a los documentos digitalizados

Código: 01-SUTEL-RNT-2011

Página: 1-2

Inicio Inicio 01. Registro de Documentación

01 Recibir Documentos de Primera Vez Fax, Correo

D1 FaltaInformación? No 03 Anotar Sellos y Número de Ingreso (NI)

Si

02 Devolver Documentación al Usuario u Operador

Revisar: Calidad de la Imagen, Integridad del Doc., Sellos, Márgenes, OrientaciónE1 Notifica Documentación Digital y Entrega Doc. Físico

Enviar por Correo Correo Electrónico mediante una Plantilla estándar: Indicando los NI a Revisar con Copia al Archivo

B

04 RegistrarDocumentos en el Sistema R1 Registrar la información en la “Hoja Registro”

08 Almacena en la Carpeta Compartida el Doc. Digital

Cambiar el Estado del Documento de Recibido por: Nombre delResponsable

R2 Documento Digital

Por Áreas: Calidad -Espectro, RNT, Mercados, Fonatel (DGF) y Consejo

02. Distribución

09 Validar Documentación Entregada

10 Revisar el Asunto del Documento paradistribución interna

11 Anotar en la “Hoja Registro” el Destino del Doc. Digital y Físico

12 Enviar Documentos Digitales según el destino

D2 Requiere Apertura de Expediente?

Si

15Realizar Auto Apertura de Expediente al documento físico

16 Confeccionar “Boleta de Envió” para Documentos Aresep

E3 Entregar los documentos y la boleta de Envió

03.Funcionario

Por correoelectrónico

E2 Recibe Notificación de Documentación Digital y Revisa Doc. Digital

No

Emiten Productos?

Si

1

Mediante Boleta de Recibido Firmada conforme 17 Recoger Documentos con...