Varios Ii

Cuáles son los aspectos que impiden una adecuada gestión documental en las empresas?

Considero que es de vital importancia para una organización que el funcionario encargado de la AdministraciónDocumental debe ser lo suficientemente capaz, cuidadoso y organizado en la ejecución de dicha labor.

Los documentos son la evidencia de las actividades que se realizan dentro de cualquierinstitución pública o privada, de ahí la importancia en la conservación ya que son el soporte de todo lo realizado en la empresa en un momento determinado.

El administrador documental es porconsiguiente la persona encargada de custodiar y conservar cuidadosamente los diferentes documentos que se producen y que se reciben en una institución, clasificándolos adecuadamente para tenerlos a disposiciónde los funcionarios en el momento que se requieran de manera fácil y oportuna.
Evitando la Pérdida de documentación por no saber dónde está localizada, por tal motivo se debe realizar unaClasificación y archivo de correspondencia y de documentos en las diferentes áreas, Clasificación numérica y archivo de tarjetas de control y registro de firmas, Abrir carpetas a los clientes y archivardocumentos cronológicamente en cada una de ellas, Controlar la salida y retorno de los documentos prestados.
Otros aspectos que impiden una adecuada gestión documental son :
 No contar con unapersona idónea en el manejo y conservación de los documentos lo cual genera pérdida de tiempo y costos para la empresa.
 No archivan oportunamente la información recibida.
 Pasar la informacióndesorganizada y en fechas no programadas.
 No llenar los formatos establecidos a la hora de solicitar información al archivo
 Las instalaciones no cuentan con espacio suficiente para almacenar losdocumentos durante el tiempo establecido.
 No contar con la infraestructura necesaria para el buen almacenamiento del archivo
 No contar con buenas condiciones de iluminación.
 Archivo presenta...