Varios

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Por: Fernando Mancilla

Mejora������������������������ de Productividad

Administración de Proyectos

PROMOVIENDO LA OBTENCIÓN DE BENEFICIOS

Los proyectos exitosos nunca ocurren accidentalmente. Éstos son el resultado de una visión clara, planeación cuidadosa y ejecución meticulosa.
La administración de proyectos es un tema al cual no siempre se le da la importancia estratégica quetiene en las organizaciones. Cuando éstas desean emprender procesos de transformación en aspectos tales como tecnología de información, crecimiento del negocio, estructura organizacional, entre otros, usualmente recurren a la ejecución de iniciativas concretas que toman forma de proyectos. Sin embargo, si no existe una adecuada administración de dichos proyectos a lo largo de todo su ciclo de vida,pueden presentarse resultados no deseados que van desde una obtención parcial de los beneficios esperados, hasta el fracaso mismo de los proyectos. La clave para mitigar los riesgos asociados con la ejecución de los proyectos reside en el establecimiento y observancia de un marco de administración de proyectos en la organización.

DEFINIENDO UN PROYECTO
A pesar de que pareciera obvioidentificar un proyecto, muchas compañías no tienen clara la diferencia entre un proyecto y la operación cotidiana. Un proyecto es un esfuerzo que se realiza con la finalidad de crear un producto o un servicio y cuyas principales características son: • Temporalidad. Es un esfuerzo que cuenta con un inicio y un fin, el cual es alcanzado cuando los objetivos del proyecto son cumplidos, o bien cuando el proyectoes cancelado. • Unicidad. Crea productos, servicios o resultados únicos. • Elaboración progresiva. La creación de productos, servicios o resultados se da a través de una elaboración progresiva, esto es, en fases sucesivas y ordenadas. Generalmente las fases del ciclo de vida de un proyecto se pueden identificar como: 1. Inicio. Se concibe y evalúa la viabilidad del proyecto, así como también daninicio las actividades y, muy importante, se definen los beneficios esperados con base en un caso de negocio. 2. Planeación. Una vez definido, evaluado y aprobado, se preparan los recursos que utilizará el proyecto y se define la forma en que se integrarán todos los elementos del mismo (por ejemplo los recursos financieros, técnicos, humanos, de infraestructura, etc.). 3. Ejecución. En esta fase seconcentra el grueso del desarrollo del proyecto, ya que es donde se genera el producto o servicio. 4. Cierre. Se da por terminado formalmente el proyecto, con la consecuente desintegración del equipo de trabajo. Asimismo, en esta fase se realiza una evaluación de las lecciones aprendidas durante el proyecto y generalmente se inicia la cuantificación de beneficios. Es importante que durante todas las fasesdel ciclo de vida de un proyecto se lleve a cabo el monitoreo y control del mismo. Aunque la operación cotidiana y los proyectos comparten características comunes tales como que ambos son ejecutados por gente, se encuentran acotados por los recursos disponibles, y son planeados, ejecutados y controlados, difieren fundamentalmente en que las operaciones cotidianas son repetitivas, mientras que losproyectos son temporales y únicos.

El ciclo de vida de un proyecto
comprende:
1. Inicio 2. Planeación 3. Ejecución 4. Cierre

¿POR QUÉ ADMINISTRAR LOS PROYECTOS?
¿Sabe usted... • cuál es el grado de avance real que tiene su proyecto de implementación del nuevo sistema de información? • cuándo se estima la terminación real del proyecto de construcción de la nueva planta? • cómo se hadesempeñado su proyecto de expansión geográfica en relación al costo presupuestado originalmente? • cuáles fueron los beneficios reales del proyecto de mejora de la cadena de suministro? Las respuestas a estas preguntas le ayudarán a tomar decisiones que podrán hacer la diferencia entre un aprovechamiento óptimo de los recursos de la organización, y el despilfarro descontrolado de recursos en un...