Varios

MAÑANA

HAY

REUNIÓN

PROFESOR: Hugo Guzmán Guzmán

ALUMNOS : MAÑANA…HAY UNA REUNIÓN.

Introducción
Regularmente hay unas reuniones de gestión a las que asisten diferentes personas detodos los departamentos de la empresa.

Más o menos, los asuntos a tratar son, a menudo, conocidos por todos y casi siempre participan las mismas personas.

La finalidad de la reunión es conocer la situación de la gestión de la empresa y a veces, asisten nuevos participantes desde el inicio de la reunión.

Situación
Por la mañana, Matilde al abrir su administrador de correos se entera –un tantosorprendida- que mañana a las 8:00 horas hay una reunión. Lo sabe gracias a un compañero suyo –Sergio- que le ha reenviado un correo electrónico en el que se indicaba la fecha de esa reunión tan importante (iba con acuse de recibo). La hora fijada es a las 8:00 h. Está previsto que concluya a la 13:00 h.

Sorprendida por la noticia, llama a su compañero Sergio y le comenta si sabe algo másde esa reunión tan importante.

Sergio, le dice que es la famosa reunión de gestión, que no se preocupe tanto porque se trataran los asuntos de siempre; los del día a día y lo que quedó pendiente.

La respuesta de Sergio no tranquiliza a Matilde que le reclama un mayor detalle. Por ejemplo, donde será, quien va a asistir, porqué no se lo han dicho antes,…

Ante la petición, Sergio le contestaque asistirán los de siempre más dos o tres de “Ingeniería” para un asunto nuevo que ya nos dirán. Del lugar de la reunión supone que lo sabrá la secretaria. Y al hecho que no le hayan avisado le responde que seguramente se le habrá olvido decírselo.

Matilde hace memoria y empieza a recordar. ¡Ya está! (se alegra) ya recuerda aunque vagamente la pasada reunión de gestión de hace tres meses,pero se cuestiona si tiene que ir ella.

Vuelve a llamar a Sergio y le pregunta si de lo pendiente está el asunto de los “embalajes”. Éste le contesta que puede, que, en todo caso, intente sacar ese tema en la reunión. Puede que haya tiempo o que al jefe le interese ya que hace poco hubo bronca con los del almacén.

No sabe qué hacer. Tiene asuntos (para ella de importancia) y no sabe si setienen que tratar o no en dicha reunión. Además no sabe si ir o no ya que “oficialmente” ella no sabe nada. También piensa que si asiste a la reunión a qué hora. ¿A primera y estar toda la mañana o … ?

Las preguntas que les solicito resolver son:
¿Qué es lo que falla en esta situación?
¿Cómo actúan Sergio y Matilde?
¿Cuál debería ser la manera de actuar?
¿Cuáles serían las decisiones a tomar?¿Quién y cuando se debería actuar?
¿Cuáles serían los resultados previstos, sus consecuencias,…?

RESPUESTAS

1.- ¿Qué es lo que falta en esta situación?

Es una reunión de gestión a la que asisten diferentes personas de todos los departamentos de la empresa, pero a nuestro entender las personas que asisten son informadas, en este caso, fue informado Sergio y no Matilde.
Si Matildefue invitada antes y no fue informada de la nueva reunión, es evidente que hay una falta de coordinación e información, ya que Sergio tampoco sabe cual es el temario de la reunión.

Si es una reunión importante, a lo menos, debió comunicarse a todos los integrantes que participan habitualmente de la reunión, comunicando las materias a tratar.

La persona Encargada de dar aviso a losintegrantes de la reunión es responsable de comunicar e incentivar la asistencia a la reunión

2.- ¿Cómo actúan Sergio y Matilde?

Sergio no se preocupa mucho del tema, da por hecho que los temas serán los mismos de siempre, al parecer no le da mucha importancia a la reunión, a pesar que son reuniones de gestión y de importancia para la empresa, al contrario de Matilde, que si está preocupada por...