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EL PROCESO DE COMPRAS
Las compras comprenden un proceso complejo que va más allá de la negociación y del trámite burocrático. Con una buena gestión de compras la empresa consigue ahorrar costes, satisfacer al cliente, en tiempo y cantidad, y obtener beneficios empresariales directos, pues la gestión de compras y aprovisionamiento son decisivas para que la empresa tenga éxito o fracaso.
Elproceso de compras consta de las siguientes fases:
* Planificación de las compras.
* Análisis de las necesidades.
* Solicitud de ofertas y presupuesto.
* Evaluación de las ofertas recibidas.
* Selección del proveedor.
* Negociación de las condiciones.
* Solicitud del pedido.
* Seguimiento del pedido y los acuerdos.
REQUISITOS PARA COMPRAS DE BIENES O SERVICIOS
1.Previo a adquirir el bien o servicio, el Director del Departamento solicitante deberá llenar un formulario de “Solicitud de Compra por Caja Chica” que se encuentra en Carpeta Pública de Financiero; para que el Área de Presupuesto le asigne la reserva presupuestaria (que es la autorización para que compren). Ese formulario autorizado tiene que adjuntárselo a la factura.
2. Factura original a nombre dela Asamblea Legislativa.
3. Factura de fecha reciente (últimos 15 días del mes en curso).
4. Cancelada.
5. Timbrada o exonerada de timbraje.
6. Sin alterar.
7. Sin impuestos (pedir boletas de exoneración a Proveeduría)
8. Al reverso de la factura debe justificarse la compra del bien o servicio y ponerle el sello y la
firma del Director o Subdirector del Departamento responsable de lacompra.
9. Si la factura está hecha a mano, el monto tiene que indicarse en números y en letras.
10. Si es un bien debe ingresarse en el almacén de Proveeduría, en cuyo caso la factura debe
portar el sello y la firma del funcionario responsable del ingreso al almacén.
RECUERDE QUE NO SE ACEPTARAN FACTURAS SI NO CUMPLEN CON TODOS LOS REQUISITOS
COTIZACIÓN:
En la economía general, la cotización esla tasación o valoración de una acción o título económico con el propósito de determinar su valor en el mercado a los efectos de considerarlo para la compra o venta. La cotización constituye una tasación oficial, ya que ocurre de acuerdo con parámetros prestablecidos y, por ende, tiene lugar periódicamente para actualizar el valor de un título o acción.
Orden de compra:
Una orden de compra esuna solicitud escrita a un proveedor, por determinados artículos a un precio convenido. La solicitud también especifica los términos de pago y de entrega.
La orden de compra es una autorización al proveedor para entregar los artículos y presentar una factura.
Todos los artículos comprados por una compañía deben acompañarse de las órdenes de compra, que se enumeran en serie con el fin desuministrar control sobre su uso.
Por lo general se incluyen los siguientes aspectos en una orden de compra:
* Nombre impreso y dirección de la compañía que hace el pedido
* Número de orden de compra
* Nombre y dirección del proveedor
* Fecha del pedido y fecha de entrega requerida
* Términos de entrega y de pago
* Cantidad de artículos solicitados
* Número de catálogo
*Descripción
* Precio unitario y total
* Costo de envío, de manejo, de seguro y relacionados. Costo total de la orden
* Firma autorizada
El original se envía al proveedor y las copias usualmente van al departamento de contabilidad para ser registrados en la cuenta por pagar y otra copia para el departamento de compras.
FACTURAS
La factura, factura de compra o factura comercial es undocumento mercantil que refleja toda la información de una operación de compraventa. La información fundamental que aparece en una factura debe reflejar la entrega de un producto o la provisión de un servicio, junto a la fecha de devengo, además de indicar la cantidad a pagar.

Además, en la factura deben aparecer los datos del expedidor y del destinatario, el detalle de los productos y...