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HISTORIA DE LA GESTION DOCUMENTAL

Durante siglos, la gestión documental en las organizaciones fue el dominio exclusivo de administradores, archiveros y bibliotecarios, cuyas herramientasmanuales básicas eran los libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas y estanterías en que se guardan los documentos de papel, los ficheros o kárdex que permiten hacer referencias cruzadas y unalarga lista de técnicas de recuperación de información mediante sistemas de codificación y clasificación.
Más recientemente se fueron sumando a ellos los informáticos, que son cada vez más necesariosdebido a la complejidad y nivel de sofisticación que van alcanzando los sistemas computacionales de apoyo de la actividad administrativa. Aunque los informáticos benefician sustancialmente la gestióndocumental, aun los profesionales en sistemas de información son los expertos en los flujos de documentos y los procesos de cada documento de soporte papel o electrónico.
El uso del computador en lagestión documental se inicia en la práctica a partir de los años 60 del siglo XX crean programas de bases de datos conocidos como MARC (Machine Readable Cataloguing) o Catalogación leíble porcomputador. Poco después se comienza también a usar registros computarizados para inventariar documentación administrativa en soporte papel.
Cuando el uso de las tecnologías de información y comunicación sehizo común en la administración pública y privada, con el inicio de las bases de datos y la aparición de los procesadores de textos y otras aplicaciones ofimáticas, y sobre todo con la llegada delcorreo electrónico, surgió la necesidad de capturar y conservar también documentos que nacen, viven y mueren en formato electrónico. Conseguir esto representó un nuevo salto en la complejidad y exigenciasa los sistemas informatizados y en la forma de pensar de los administradores y archiveros.
En la actualidad, coexisten en el mundo los más diversos sistemas de gestión documental: desde el simple...