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Archivo y las nuevas tecnologías
El advenimiento de la informática con sus computadoras, son parte de la vida cotidiana de un ser humano medianamente culto, las tecnologías como la micro eléctrica con sus circuitos, componentes de transmisión y codificación de datos aunados a las telecomunicaciones representadas por las comunicaciones satelitales, traen como consecuencia manipulación ydistribución de la información, por lo que representan un carácter de importancia dentro de las Instituciones, quienes serán auxiliadas con esta herramientas y métodos que proporcionan la denominada tecnología de la información.
      La tecnología de información según lo definido por la asociación de la tecnología de información de América es “el estudio, diseño, desarrollo, implementación, soporte odirección de los sistemas de información computarizados, en particular de software de aplicación y hardware de computadoras.”  Se ocupa del uso de las computadoras y su software para convertir, almacenar, proteger, procesar, transmitir y recuperar la información. Como consecuencia de la incorporación de estas tecnologías que proporcionan una infinidad potencial de comunicación, transmisión,recuperación de información y de disminución de tiempos, se obtiene el cambio tradicional de hacer las cosas, en efecto, tecnologías vinieron a revolucionar infinidad de actividades en beneficio de quienes hacen uso de las mismas, solo por mencionar algunos ejemplos, tenemos el uso cotidiano y globalizado de internet, transferencias electrónicas, inclusive la comunicación y transmisión de datos sinimportar el lugar en donde se este, por eso el uso de estas tecnologías se han venido expandido gradualmente cambiando nuestra manera de proceder.
Gestión electrónica de documentos en oficina
Las normas de autentificación y archivo para documentos en papel no están siendo adaptadas a la documentación electrónica Como sabemos, la creciente penetración de las tecnologías de la información en lasempresas y en los servicios públicos ha elevado, sustancialmente, el volumen de documentación creada y transmitida por medios electrónicos entre los diversos agentes económicos. Esta documentación, que ha sido inicialmente creada por vía electrónica, deberá permanecer en este formato durante toda su vida útil. Sucede que, en este momento, las normas de autentificación y archivo, ampliamente usadasy aceptadas para los documentos de papel, no están siendo adaptadas ni normalizadas teniendo en cuenta este nuevo tipo de documentación. Actualmente se corre el riesgo de perder, o de poder quedar inaccesibles, documentos de gran valor para las organizaciones. Es frecuente que documentos de importancia fundamental se destruyan inadvertidamente o se mezclen con una amalgama de otra informaciónsin importancia, perdiéndose su rastro por completo. Cuando una organización crece y aumenta significativamente la producción de documentación electrónica, esta documentación empieza a diseminarse por diversos ordenadores, haciendo su control y acceso cada vez más difícil. Esta situación exige la creación de mecanismos de control que aseguren que la información es accesible a todos aquellos que lanecesitan. Como actualmente en cualquier organización existen varios soportes documentales, la información vital se encuentra diseminada y su gestión efectiva requiere que todos ellos sean gestionados de forma coordinada y apropiada. Los sistemas de Gestión Electrónica de Documentos (GED) son mucho más que meros sistemas de localización de archivos, ya que tienen una capacidad para realizar lagestión de cada documento durante toda su vida útil, permitiendo también realizar su reclasificación en función de las modificaciones en su valor para la actividad de la organización. Así como existen procedimientos normalizados para el tratamiento de documentos en papel, también en estos mismos sistemas es posible crear normas que controlen cualquier documento electrónico, desde su creación a su...