Varios

INSTITUTO INTERNACIONAL DE HOTELERÍA Y TURISMO
“ITHI”
Asignatura:
Montaje de banquetes
Tema:
Instructivo para eventos


Contenido
Instructivo para la organización de eventos 3
Establecimiento de la temática del evento 3
Selección de un lugar de celebración 3
Creación de una magnífica agenda 4
Realice una lista de invitados adecuados 5
Marketing y publicidad del evento 6Colaboración con patrocinadores 6
Organización del personal y trabajo con los ponentes 6
Día D: preparación, registro, acomodación, comentarios 7
Ejemplo: un seminario 7
Fuentes Bibliográficas 11

Instructivo para la organización de eventos
La organización de un evento requiere una amplia planificación y una serie de preparativos, ya que gran parte del trabajo suele realizarse a escasosmeses de la celebración del evento. En la mayoría de las ocasiones, la organización parece que funciona como un reloj, ya que los eventos se desarrollan sin problemas y de acuerdo con el programa. La planificación anticipada es la clave para que un evento de un Capítulo sea todo un éxito.
Establecimiento de la temática del evento
Cada evento se desarrolla en torno a una temática y un objetivoen el que se basarán la organización, el público objetivo o los participantes, los invitados y el enfoque de marketing del evento. En términos generales, un evento de un Capítulo, como por ejemplo, una conferencia regional para una comunidad técnica en concreto, atraerá a participantes que llevan a cabo actividades comerciales dentro del sector, así como a patrocinadores que sacan partido de lapublicidad de sus productos durante el evento.
Además, la temática del evento o del seminario también determinará el tipo de los canales de marketing que se utilizarán con fines publicitarios. Esto también se aplica al equipo de organización que necesitará la temática del evento para identificar de forma correcta los participantes y las empresas objetivo a las que se les presentarán el evento.Selección de un lugar de celebración
La selección de un lugar depende considerablemente de la envergadura del evento. Por lo general, la envergadura se determina por el número de participantes, las actividades realizadas durante el evento, y si hay espacio adicional disponible con fines de exposición.
La ubicación y el estándar de calidad del lugar de celebración son también aspectos importantes. Serecomienda en todo momento barajar la posibilidad de contar con varios lugares de celebración y comprobar su idoneidad, nivel de servicios, ambiente y precios antes de tomar una decisión.
Pregunte sobre las instalaciones y servicios del lugar. Al reunirse con el director de ventas de un lugar, es importante asegurarse de que dicho lugar le permita incorporar promoción in situ de su evento. Eldirector de ventas debe explicar las limitaciones o la disponibilidad de las siguientes opciones:
* Capacidad de mostrar carteles/señalización/señales de dirección
* Cualquier tipo de restricción para mostrar información sobre el evento.
* Disponibilidad de conserjes/puntos de información.
Visite las instalaciones. El director del lugar de celebración debe estar al tanto de todas lasactividades para anticiparse a posibles problemas. Tenga en cuenta los siguientes aspectos:
* Capacidad y tamaños adecuados de la sala donde se celebrará el evento.
* Flexibilidad para modificar la distribución/mesas de la sala.
* No existen obstrucciones visuales en la sala. Iluminación interior (flexibilidad para ajustar/oscurecer secciones).
* Posibilidad de controlar la luznatural.
* Distracción sonora limitada en vestíbulos/detrás de las paredes.
* Acceso cercano a los aseos.
Disponibilidad de equipos audiovisuales. Casi todos los eventos incorporan uno o más elementos de equipos audiovisuales. Confirme la disponibilidad de cada una de las siguientes opciones:
* Acceso a Internet de alta velocidad (con cable/inalámbrico).
* Micrófonos: sistema de...