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RECEPCION DOCUMENTAL
En la mayor parte de las organizaciones existe un departamento de correo que tiene la responsabilidad de distribuir y entregar la correspondencia a los departamentos o individuos indicados. Las cartas dirigidas expresamente a los ejecutivos se entregan sin abrir y sus respectivas asistentes ejecutivas o secretarias abren este correo y lo leen excepto los sobré marcados.Además en lo que se refiere a la correspondencia las asistentes o secretarias deben:
• Sellarla y registrarla.
            Leerla y verificar que sea para la oficina.
• Jerarquizarla: la que puede contestar ella y la que debe atender el jefe.
• Contestar y mecanografiar la que nosotros atendamos.
• Sintetizar la información de la otra.
• Buscar los expedientes correspondientes si ya existen.
•Presentarla al jefe y recibir instrucciones o dictado.
• Mecanografiarla o capturarla y revisarla antes de presentarla a firmar.
• Separar y repartir las copias o sacarlas.
• Colocar la copia en expedientes para su seguimiento.
• Elaborar un acuse de recibo si es necesario.
• Archivar la copia.
Quien quiera que sea la persona que abra el correo debe revisar en primer lugar que hayadirección de remitente
Después de que una asistente ejecutiva o secretaria recibe una carta con el sello de la fecha procede a:
1- Registrarla.
2- Colocarla en su bandeja de entrada.
3- Transferirla a su jefe, para que este la lea y pueda dictar una respuesta.
4- Archivar el documento una vez cumplidos los pasos anteriores.
Para ello lo marca y autoriza su archivo.

Después de que lacorrespondencia ha sido enviada para archivo, pasa por cinco etapas diferentes:

1- INSPECCION: Antes de ser archivada la correspondencia debe examinarse para comprobar que tiene las iniciales de autorización, si un documento llega hasta el archivo sin las iniciales de autorización debe devolverse a la persona a quien estaba dirigido.

2- CLASIFICACIÓN: Es una técnica para la identificación y agrupaciónsistemática de documentos semejantes con características comunes que pueden ser posteriormente diferenciados según su tipología fundamental. Se ha dicho que la identificación del nombre es el fin principal de la clasificación, por lo que resulta oportuno indicar que el nombre es en este caso una frase genérica que comprende todos los caracteres por los cuales se llega a distinguir una clasificaciónesta puede hacerse con base a los siguientes criterios:

a- Por el nombre del membrete, correspondencia recibida.
b- Por el nombre de la persona o compañía a quien la carta esta dirigida, copias de correspondencia enviadas.
c- Por el nombre de quien firma la carta, correspondencia recibida.
d- Por el nombre del documento que ha sido clasificado.
e- Por el asunto del que trata o se refiere eldocumento.
f- Por la fecha en que el documento se ha recibido, enviado o redactado.
g- Por el número asignado a los documentos clasificados
En el grado de exactitud de una clasificación pueden influir los siguientes factores:
1- El volumen de documentos que se posee y los criterios de búsqueda que normalmente se aplican.
2- El ritmo medio de incremento de la documentación.
3- La frecuenciacon que se utiliza el archivo.

3- CODIFICACION: El hecho de escribir o indicar de alguna manera el encabezamiento en la correspondencia recibe el nombre de codificar y existen tres métodos comunes de codificar la correspondencia. 
1- El nombre seleccionado para clasificar se subraya, de preferencia con lápiz rojo.
2- Si el encabezamiento bajo el cual deba archivarse la correspondencia no semenciona en el cuerpo del mensaje, o no aparece en parte alguna del documento se debe escribir en la esquina superior derecha.
3- Si es necesario hacer una referencia cruzada de la correspondencia, el encabezamiento seleccionado se debe subrayar o escribir y, además, se debe colocar una X al final de la línea para indicar que es una referencia. 

4- DISTRIBUCION. En el procedimiento general...