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Importancia de los Archivos Para la Administración

Los archivos representan el lenguaje natural de la administración y constituyen un apoyo decisivo en la gestión de la entidad
Los archivos sonmuy importantes en la administración ya que contribuyen a la gestión administrativa y a la gestión documental, permitiendo una mejor organización, trámite, consulta, conservación y disposición final delos documentos, procesos que reflejan la mejor imagen de la empresa.
Los archivos representan el lenguaje natural de la administración y constituyen un apoyo decisivo en la gestión de la entidad.Por ello, es necesario procurar una racionalización y control en la producción documental, en atención a los procedimientos y trámites administrativos, lo mismo que la normalización de formatosnecesarios para la producción documental.
Así mismo, se requiere normalizar la utilización de materiales y papelería tendientes a preservar el medio ambiente. 
Ayuda mucho también el buen manejo de losprocedimientos que se requieren para el recibo, radicación y distribución de los documentos, mediante la utilización de sistemas eficientes de correo y mensajería.
La aplicación de las tablas deretención documental es fundamental para la organización, transferencias, recuperación, preservación y conservación de la información, ya que estos procesos ayudan a tener claridad en el destino que daremos anuestros documentos.
Un archivo bien organizado será garantía para obtener información rápida y oportuna. Por lo tanto, es necesario encaminarlos para que éstos sean verdaderos centros deinformación y ofrezcan utilidad en la administración.
Los archivos recopilan, conservan y difunden información registrada, generada ó recibida por una entidad, grupo o persona en función de las actividades queésta realiza.

Dicha información puede estar contenida en documentos sobre papel ó cualquier otro soporte: medios legibles por equipos mecánicos o electrónicos, cintas ó discos de computadora,...