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Publicado: 8 de agosto de 2013
ANEXO A
METODOLOGIA ANALISIS DE CAUSAS
Un problema es cualquier situación indeseable en un proceso o en su resultado. También podría existir una situación indeseable si un proceso o resultado actual no cumple con los requisitos futuros del usuario.
Para resolver problemas de una manera sistemática y definir una situación indeseable y después identificar y eliminar la causa o causasraíz.
Se mencionan cuatro pasos que proporcionan un método sistemático para eliminar la causa o causas raíz de un problema. Eliminar la causa raíz evita que el problema vuelva a presentarse.
Los cuatro pasos para Eliminar causa o causas raíz o el incumplimiento se debe:
Paso 1 -Definir la situación.
Paso 2- Identificar la(s) causa(s) raíz.
Paso 3- Tomar acción correctiva.
Paso 4- Evaluar ydar seguimiento.
PASO 1: DEFINIR LA SITUACIÓN
El primer paso para resolver problemas es definir la situación. Este paso tiene dos partes:
a. Describir claramente el Problema.
La primera parte de la descripción de un problema es un enunciado claro del problema en términos de un incumplimiento específico.
Ejemplo: ¿Cuál es la situación indeseable? ¿Qué sucedió que no debió habersucedido? ¿Cuáles requisitos no se están cumpliendo? ¿Cuándo es que no se cumplen? ¿Con qué frecuencia no se cumplen? ¿Cuál es?.
Antes de poder comenzar a resolver un problema necesitamos una descripción exacta de lo que está mal. Esta descripción debe ser concisa, objetiva y sin juicios. Y debe concentrarse en el proceso, sin hacer conjeturas sobre la causa.
En cada caso es importante definir elincumplimiento lo más específicamente posible para que todos los involucrados puedan entender el problema de la misma manera.
Por ejemplo, un problema descrito como "errores en la captura de datos" podría definirse más claramente como "De 50 facturas, 10 contienen errores y un empleado tardó dos horas en corregirlos".
Esta descripción del problema tiene dos partes: un incumplimientoespecífico (10 errores en 50 facturas) y un enunciado de las consecuencias del problema (dos horas del tiempo de un empleado).
b. Planear la Solución
Una vez descrito el problema se debe planificar la solución. Echar un vistazo inicial a los recursos disponibles y a los criterios que se utilizarán para evaluar los esfuerzos de solución de problemas ayuda a crear un plan para la solución.
En otraspalabras, planear la solución implica resolver tres preguntas básicas:
¿Quién? ¿Qué? ¿Cuándo?
Quien – La Gente necesaria
Cuando se define una situación es importante decidir quién necesita participar en los esfuerzos de resolver el problema. Aquí las consideraciones son:
¿Quién tiene conocimiento de cómo opera el proceso?
¿Quién tiene autoridad para cambiar el proceso?
¿Alguien de fuera dela compañía (un proveedor o un cliente) necesita participar?
¿Quién tiene la responsabilidad principal de resolver el problema?.
Si una persona tiene el conocimiento y la autoridad para llevar el problema por los cuatro pasos, entonces quizá no sea necesario formar un equipo. Pero en muchos casos, un problema requiere de los diversos conocimientos, experiencias, habilidades y autoridad queun equipo proporciona para resolver el problema. Además, los miembros de un equipo tienden a adueñarse de un problema y a comunicar a los demás la necesidad de mejorar y el avance de sus esfuerzos.
Que – Criterio de resolución
Un criterio de resolución es un acuerdo anticipado sobre cuando el proceso cumpla consistentemente el punto en el cual todos considerarán el problema resuelto. ¿Estaráresuelto en cuantos días o semanas? ¿Siete meses? ¿Estará resuelto sólo cuando el usuario o cliente esté de acuerdo?
Determinar el criterio de resolución desde antes puede evitar malos entendidos durante la evaluación. Si todos entienden el criterio que se usará para evaluar la acción correctiva, no habrá desacuerdo respecto a si el problema está resuelto o no.
Cuando – Fecha de...
ANEXO A
METODOLOGIA ANALISIS DE CAUSAS
Un problema es cualquier situación indeseable en un proceso o en su resultado. También podría existir una situación indeseable si un proceso o resultado actual no cumple con los requisitos futuros del usuario.
Para resolver problemas de una manera sistemática y definir una situación indeseable y después identificar y eliminar la causa o causasraíz.
Se mencionan cuatro pasos que proporcionan un método sistemático para eliminar la causa o causas raíz de un problema. Eliminar la causa raíz evita que el problema vuelva a presentarse.
Los cuatro pasos para Eliminar causa o causas raíz o el incumplimiento se debe:
Paso 1 -Definir la situación.
Paso 2- Identificar la(s) causa(s) raíz.
Paso 3- Tomar acción correctiva.
Paso 4- Evaluar ydar seguimiento.
PASO 1: DEFINIR LA SITUACIÓN
El primer paso para resolver problemas es definir la situación. Este paso tiene dos partes:
a. Describir claramente el Problema.
La primera parte de la descripción de un problema es un enunciado claro del problema en términos de un incumplimiento específico.
Ejemplo: ¿Cuál es la situación indeseable? ¿Qué sucedió que no debió habersucedido? ¿Cuáles requisitos no se están cumpliendo? ¿Cuándo es que no se cumplen? ¿Con qué frecuencia no se cumplen? ¿Cuál es?.
Antes de poder comenzar a resolver un problema necesitamos una descripción exacta de lo que está mal. Esta descripción debe ser concisa, objetiva y sin juicios. Y debe concentrarse en el proceso, sin hacer conjeturas sobre la causa.
En cada caso es importante definir elincumplimiento lo más específicamente posible para que todos los involucrados puedan entender el problema de la misma manera.
Por ejemplo, un problema descrito como "errores en la captura de datos" podría definirse más claramente como "De 50 facturas, 10 contienen errores y un empleado tardó dos horas en corregirlos".
Esta descripción del problema tiene dos partes: un incumplimientoespecífico (10 errores en 50 facturas) y un enunciado de las consecuencias del problema (dos horas del tiempo de un empleado).
b. Planear la Solución
Una vez descrito el problema se debe planificar la solución. Echar un vistazo inicial a los recursos disponibles y a los criterios que se utilizarán para evaluar los esfuerzos de solución de problemas ayuda a crear un plan para la solución.
En otraspalabras, planear la solución implica resolver tres preguntas básicas:
¿Quién? ¿Qué? ¿Cuándo?
Quien – La Gente necesaria
Cuando se define una situación es importante decidir quién necesita participar en los esfuerzos de resolver el problema. Aquí las consideraciones son:
¿Quién tiene conocimiento de cómo opera el proceso?
¿Quién tiene autoridad para cambiar el proceso?
¿Alguien de fuera dela compañía (un proveedor o un cliente) necesita participar?
¿Quién tiene la responsabilidad principal de resolver el problema?.
Si una persona tiene el conocimiento y la autoridad para llevar el problema por los cuatro pasos, entonces quizá no sea necesario formar un equipo. Pero en muchos casos, un problema requiere de los diversos conocimientos, experiencias, habilidades y autoridad queun equipo proporciona para resolver el problema. Además, los miembros de un equipo tienden a adueñarse de un problema y a comunicar a los demás la necesidad de mejorar y el avance de sus esfuerzos.
Que – Criterio de resolución
Un criterio de resolución es un acuerdo anticipado sobre cuando el proceso cumpla consistentemente el punto en el cual todos considerarán el problema resuelto. ¿Estaráresuelto en cuantos días o semanas? ¿Siete meses? ¿Estará resuelto sólo cuando el usuario o cliente esté de acuerdo?
Determinar el criterio de resolución desde antes puede evitar malos entendidos durante la evaluación. Si todos entienden el criterio que se usará para evaluar la acción correctiva, no habrá desacuerdo respecto a si el problema está resuelto o no.
Cuando – Fecha de...
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