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Supongamos que usa Excel para almacenar información sobre los equipos de la compañía. Al pasar el tiempo, la hoja de cálculo se hizo muy grande y no es cómoda para la administración, tiene que desplazarse por demasiadas columnas y filas para buscar datos, lo que dificulta encontrar respuestas. Si importa esa información en Access, facilitará la extracción de dichas respuestas porque puedeescribir consultas, componentes que recuperan y procesan datos de forma rápida.

El proceso de importación sigue estos pasos generales:

Primero se deben limpiar los datos en Excel. Por ejemplo, debe quitar todas las filas y las columnas en blanco, asegurarse de que cada columna contenga un tipo de datos, como fechas o números, y corregir los errores como #NUM o #DIV.
Después, se debe usar elAsistente para importación en Access para importar los datos a una nueva tabla.
Finalmente, debe comprobar que los datos importados sean precisos.
Por si no lo sabe, también puede importar datos en una tabla de Access existente, proceso que se denomina anexar. Esto no se trata en este curso, pero en la Tarjeta de referencia rápida, encontrará vínculos a información sobre ese procedimiento.

Antes decomenzar a importar datos, tenga en cuenta estos límites:

Solamente se importan hojas de cálculo de Excel individuales, no libros completos.
Puede importar 255 columnas de datos a una tabla de Access. Si la hoja de cálculo de origen contiene más columnas y necesita dicha información, puede importarla en otra tabla.
No pueden importarse todos los tipos de datos. Por ejemplo, no puedenimportarse imágenes. Además, si la hoja de cálculo usa fórmulas, puede importar sus resultados, pero no las fórmulas en sí.

ntes de comenzar el proceso de importación, busque problemas en los datos de Excel y corríjalos. En la imagen se muestran algunos problemas típicos:

Agregue encabezados a todas las columnas, porque facilitarán el uso de los datos en Access. En un momento verá por qué.Elimine todas las filas o columnas no deseadas o que estén en blanco. No puede saltar ni filtrar filas durante la operación de importación.
Corrija todos los valores erróneos, como #NUM o #DIV.
Asegúrese de que cada columna contenga un único tipo de datos. La imagen muestra una mezcla de cifras de ventas y fechas. Si importa esta mezcla de números y fechas, Access probablemente convierta los datosen números aparentemente aleatorios, lo que obligará a repetir la importación.
Al final de este curso, encontrará una sesión de práctica, que muestra algunas maneras comunes de preparar los datos, y la Tarjeta de referencia rápida, que tiene una lista de verificación más larga con posibles errores, además de vínculos a información sobre cómo corregirlos. Si realiza ciertas tareas en esta etapa,puede contribuir a que el proceso de importación se realice correctamente y dé como resultado datos más ordenados en Access.

Si sigue las instrucciones para la preparación de los datos, la importación no debería tener errores.
 En Access, en la ficha Datos externos, en el grupo Importar, haga clic en Excel. Se abre el cuadro de diálogo Obtener datos externos: Hoja de cálculo de Excel.
 Escribala ubicación y el nombre del libro de Excel en el cuadro Nombre de archivo. Si no conoce la ubicación, haga clic en Examinar y use el cuadro de diálogo Abrir archivopara ubicar los datos de origen. Si no está seguro, puede seleccionar la hoja de cálculo que desee importar más adelante en otro paso.
 Asegúrese de seleccionar la primera opción, Importar el origen de datos en una nueva tabla de labase de datos actual y haga clic en Aceptar. Se abre el Asistente para importación de hojas de cálculo.

Una hoja de cálculo cada vez

En la primera pantalla del Asistente para importación, seleccione la hoja de cálculo que desee importar y haga clic en Siguiente.
Tenga en cuenta que solamente ve esta pantalla si el archivo de Excel tiene más de una hoja de cálculo.

Usar siempre...